Los procesos de servicios o producción de cualquier organización, deben cumplir con el objetivo de satisfacer las necesidades del cliente interno y externo. El cliente interno es cualquier colaborador de una empresa que requiere información propia de la empresa, producto en proceso, y debe cumplir con unas especificaciones técnicas declaradas por la empresa para el bien, y el cliente externo es aquel que consume mi bien o servicio al final de la cadena de suministros, el bien final producido (entiéndase el bien, como cualquier producto o servicio ofertado).

Por lo anterior, es necesario simplificar nuestros procedimientos y actividades, propendiendo a la generación de valor a nuestros servicios o productos, y a su vez, eliminando todo proceso, actividad, insumo o recurso que no agrega un plus percibido por el cliente y que, al contrario, solo genera costos y gastos adicionales que se traducen en pérdidas.

Conocer y apropiarse de la definición de cada tipo de despilfarro, nos ayuda a mejorar el proceso en el cual desarrollamos nuestras funciones diarias y aportando a la generación de valor que el cliente va a traducir como calidad percibida.

En el ejercicio de tus funciones, ¿Cómo ayudas a mejorar y simplificar tus actividades?

La planificación empresarial es un proceso técnico, económico y organizativo que ayuda a las empresas a encausar sus acciones en el cumplimiento de sus objetivos a corto y mediano plazo (Pozo Rodríguez, Martins Kidito, & Rodríguez Cotilla, 2014).

Por lo anterior, para diseñar una buena planeación, es necesario plantear objetivos medibles, alcanzables, que contemplen un tiempo de cumplimiento, que sean coherentes con los recursos disponibles y estén encaminados en la misión del proceso o subproceso en el cual se está trabajando.

La planificación, en general, y el sistema de planificación empresarial, en particular, tienen que ser vistos con un enfoque temporal llamado "horizonte de planificación", en el cual se prevean los resultados esperados y estos respondan a los cambios que se quieren obtener a nivel estratégico (toma de decisiones estratégicas, que responden a la visión), a nivel táctico (toma de decisiones dentro de los procesos o subprocesos que responde a la misión de la Universidad) o el nivel operativo (responde a las decisiones que se toman en los procesos de apoyo institucionales). Estas planeaciones ayudan a los líderes de equipo, Coordinadores de programas, Directores de Procesos y Empresarios, a mejorar las posibilidades de que la empresa logre sus objetivos, encaminando a los colaboradores mediante una ruta de seguimiento que es fácil de realizar y alcanzable. De esta forma también se facilita la identificación de problemas, oportunidades de mejoras y planteamiento de nuevas estrategias.

En pocas palabras, el tiempo laboral debe estar organizado de tal forma que se puedan desarrollar todas las actividades previstas, logrando los resultados esperados y en los tiempos acordados. Para ello, los recursos disponibles (tiempo, mano de obra, dinero, maquinarias, herramientas, información, etc) se deben administrar de forma oportuna y eficaz.

Si el tiempo que usted tiene en una jornada laboral no le alcanza para responder a los compromisos adquiridos, debe evaluar qué factor está causando dicho retraso, revisar el cronograma o planificación de su trabajo y sí es necesario, dialogar los hallazgos con el líder del proceso al cual pertenece.