Bucaramanga, abril 17 de 2020

Apreciados colaboradores, cordial saludo:

Como es sabido por ustedes, la Vicerrectoría Administrativa y Financiera ha fortalecido a través de su Sistema de Gestión de Calidad, los pilares que sostienen su compromiso de apoyar a la institución en el proceso de acreditación institucional que actualmente adelanta, mediante el suministro de los recursos financieros, tecnológicos y humanos, requeridos para las actividades desarrolladas en cumplimiento de este importante proyecto estratégico.

En los cinco años que llevamos madurando el sistema de gestión de calidad, enfrentamos tanto el reto de la actualización y certificación del sistema con la versión de la norma ISO 9001:2015, que demandó un esfuerzo adicional al incorporar la gestión del riesgo, un tema poco conocido hasta ese momento, pero que actualmente tiene gran relevancia en las organizaciones, así como otros desafíos de los que hemos salido abantes por nuestro tesón. El propósito de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, expresado en la visión, es lograr que se reconozca al SGC-VAF como una fortaleza de la institución y por eso a partir de este año, enfoca todo su empeño a aplicar las directrices propuestas en la norma ISO 9004:2009, que se orientan hacia la eficacia y eficiencia global de la organización. Para ello es importante mantener el nivel de satisfacción de los clientes y demás partes interesadas con el desempeño de los procesos y subprocesos del SGC-VAF.

a. Actualización de la información documentada del SGC-VAF.  

A partir del cambio del logosímbolo de ICONTEC e IQNet y actualización del Manual de uso de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC para Sistemas de Gestión, presentamos la versión 03 del Protocolo de aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC VAF-PC-001-UDES, vigente a partir de abril 7 de 2020.  En este documento encontramos los lineamientos que aplican para hacer uso de los logosímbolos y las restricciones de uso, que deben observarse para dar cumplimiento al Reglamento de la certificación ICONTEC de Sistemas de Gestión.  

También se ha actualizado a la versión 03 el Programa de Mantenimiento ACF-PG-001-UDES, vigente a partir de abril 8 de 2020.  Este programa hace parte ahora, de la información documentada del subproceso de Activos Fijos.  Este cambio se ha dado, considerando el alcance del subproce de Activos Fijos. 

Teniendo en cuenta la importancia de la documentación en un sistema de gestión, recomendamos la revisión de estos documentos para implementar los cambios aplicables a la gestión de cada proceso y subproceso en los casos aplicables

Finalizando el 2019, se realizó la Encuesta de Percepción de la Calidad del Servicio del SGC-VAF, considerando algunos segmentos de la población que conforma la comunidad universitaria UDES. Específicamente para el SGC-VAF, se consideraron como objetivos de este estudio, los profesores y los funcionarios de los procesos académico-administrativos de la institución. El cálculo de la muestra fue realizado mediante la aplicación de un método estadístico, empleado en la institución para la medición de sondeos de opinión y otros estudios.

Los resultados fueron analizados teniendo en cuenta la escala de medición de la metodología de la Calidad del servicio: QUALITY OF SERVICE AUDIT (QSA), herramienta definida en el Manual de Calidad como instrumento aceptado para este tipo de mediciones. El resultado de la medición realizada con los profesores en los tres campus, obtuvo un promedio de 91%, en donde los campus de Cúcuta y Valledupar alcanzaron resultados superiores al 90%; en cuanto a la encuesta realizada a los funcionarios académico-administrativos, el resultado alcanzó un promedio de 92%, en esta medición los tres campus estuvieron por encima del 90%.

Aun cuando los resultados evidencian que los encuestados perciben que la implementación del SGC-VAF ha contribuido a mejorar los servicios de los procesos y subprocesos que lo conforman, conviene que cada proceso y subproceso identifique aquellos elementos del servicio que son susceptibles de mejora, para que se implementen las acciones requeridas. En el caso del servicio, es importante tener presente que la satisfacción con un servicio de calidad no es solamente para quien lo recibe, sino también para quien lo brinda.

Ficha Técnica de la Encuesta SGC-VAF año 2019

Respetada comunidad UDES:

Compartimos con ustedes el Acuerdo 004 del Consejo Superior de la Universidad de Santander, por medio del cual, el máximo órgano de dirección y autoridad de la Universidad, avala la documentación del Sistema de Gestión de Calidad de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera. 

Este aval es un respaldo a la labor que se realiza desde la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, en su compromiso de apoyar a la academia en el cumplimiento del Plan de Desarrollo 2013-2018 de la Institución, especifícamente en el eje estratégico 6, denominado Gestión y Modernización Administrativa.

Seguimos trabajando, seguimos avanzando.