Imagine que su equipo de trabajo está comenzando un proyecto nuevo y están en busca de una herramienta que permita visualizar fácilmente el trabajo para estar informados sobre quién hace qué, en qué etapa se encuentra el trabajo y cuáles son los vencimientos. Normalmente, esto se podría realizar revisando los documentos, hojas de cálculo, emails y mensajes relacionados con el proyecto para recopilar toda la información, sin embargo, existe una forma más ágil donde podrían visualizar toda esta información en solo lugar, mediante un Kanban, que ayudaría a los equipos a encontrar un equilibrio entre el trabajo que necesitan hacer y la disponibilidad de cada miembro del equipo, dado que Kanban se basa en una filosofía centrada en la mejora continua, donde las tareas se “extraen” de una lista de acciones pendientes en un flujo de trabajo constante.

Lo invitamos a ver en el siguiente enlace, cómo Kanban nos ayuda a facilitar el trabajo: https://www.youtube.com/watch?v=I-H-WXAX_oM

¿Qué es Kanban?

Kanban es la combinación de dos palabras japonesas: (Kàn), que significa “signo” o “señal visual” y (Bǎn), que significa “tablero”. Este método fue creado por el ingeniero Taiichi Ōno para la empresa automovilística japonesa Toyota, como una herramienta de Lean Manufacturing con el objetivo de optimizar la capacidad de producción de la empresa para ser más competitivos, reducir inventarios y, por tanto, los costos asociados a los mismos. Desde entonces, se ha convertido en una herramienta de gestión de tareas para equipos ágiles y ha evolucionado para usarse en diferentes industrias, como en el desarrollo de software.

Ohno se dio cuenta de que podía mejorar el sistema de producción al incorporar elementos de la producción ajustada: en lugar de fabricar productos nuevos en función de la demanda anticipada, produjo y reaprovisionó productos como resultado de la demanda del consumidor; a esto se lo conoce también como el método de producción “justo a tiempo” (Just in Time o JIT). Lo anterior, transformó el proceso de fabricación de Toyota de un proceso de “empuje” (los productos se introducen en el mercado) a un proceso de “extracción” (los productos se crean según la demanda del mercado).

¿Cómo funciona el método Kanban?

Este método permite visualizar el proceso de realización de una tarea. Toma la forma de una tabla con tres o incluso cuatro columnas:

• Hacer: estas son las tareas a realizar.
• En curso: esta columna agrupa las tareas que están en curso.
• Aprobar: aquí encontramos las tareas a probar, aquellas que están pendientes de validación por parte del cliente.
• Completadas: Finalmente, en la última columna, se encuentran las tareas completadas.

Las tareas se representan mediante tarjetas, etiquetas o notas post-it que se mueven de una columna a otra según el estado de la tarea. Si desea implementar la herramienta Kanban en su lugar de trabajo, consulte el siguiente vídeo donde encontrará mayor explicación de la metodología y la forma de implementarla: https://www.youtube.com/watch?v=B-uwQg7RgH8.

Los indicadores son datos que pretenden reflejar el estado de una situación o de algún aspecto particular, en un momento y/o espacio determinado. Por tanto, estos permiten suministrar información fidedigna que lleva a las organizaciones a encontrar soluciones.

Los indicadores referenciales y cada uno debe satisfacer los siguientes criterios o atributos:

• Transparencia: debe ser claro, nítido; que deje ver de forma clara su obtención y sus resultados para otras personas.
• Pertinencia: concerniente, referente, conducente; tomado en cuenta y tener importancia.
• Precisión: exacto, justo, riguroso, minucioso, puntual; que refleje fielmente la magnitud del hecho.
• Oportunidad: que se pueda contar con él en el momento adecuado.
• Confiabilidad: brinda seguridad; que el instrumento que usamos este calibrado y podamos hacerla con la frecuencia adecuada.
• Economía: positivo en la relación costo beneficio.
• Medible: El medidor o indicador debe ser medible. Esto significa que la característica descrita debe ser cuantificable en términos ya sea del grado o frecuencia de la cantidad.
• Entendible: El medidor o indicador debe ser reconocido fácilmente por todos aquellos que lo usan.
• Controlable: El indicador debe ser controlable dentro de la estructura de la organización.

Los tipos de indicadores en una empresa hace referencia a los medios o instrumentos que la compañía utiliza para medir o cuantificar si se está progresando correctamente a la hora de cumplir con los objetivos estratégicos establecidos. Según sea el caso, los indicadores se diseñan para medir diversos elementos que afectan la consecución de los objetivos.

Otros tipos de indicadores son:

Indicadores de tiempo

Son aquellos que cuantifican medidas relacionadas con períodos de tiempo concreto. En este sentido, existen diversos indicadores logísticos que hacen referencia, por ejemplo, a los tiempos de entrega de los productos. En este sentido, los indicadores de tiempo toman de referencia como variable el propio tiempo, lo que permite hacer mediciones en unidades que se expresan en este valor (horas, días, semanas, etc.) en cuanto al desarrollo de cualquier proceso empresarial, productivo, comercial, etc.

Indicadores de gestión

Permiten medir la eficacia con la que se lleva a cabo un proceso, es decir, al referirse a la gestión, se está haciendo referencia a la relación entre tiempo y efectividad a la hora de cumplir objetivos determinados, en específico, al análisis de desempeño del proceso. De este modo, hay diversos tipos de indicadores de gestión que permiten cuantificar en diferentes niveles el grado de éxito logrado en la ejecución de cada una de las tareas de los procesos, por ejemplo, a través de los KPI de producción.

Indicadores de medición del servicio

Hacen referencia a la calidad del servicio prestado, es decir, a elementos que no se pueden medir de forma objetiva con facilidad. En este sentido, este tipo de indicadores deben tomar como referencia elementos subjetivos tal como lo hacen los indicadores de satisfacción del cliente respecto al servicio recibido, la valoración de las ventas o, incluso, tomando como referencia la opinión de los consumidores en contraposición a la de los competidores potenciales.

¿Se ha preguntado cuál es el plan de acción perfecto?

Permítanos decirle que hay un plan de acción idóneo para cada situación, riesgo, oportunidad de mejora y en este flash informativo le vamos a enseñar cómo construirlo.

En planes de acción preventivos y correctivos, lo primero que debe realizar es una exhaustiva identificación de causas que pueden generar la materialización del riesgo o la situación que se quiere corregir. Allí usted se debe preguntar cuál de estas causas se está presentando o se podría presentar en el corto plazo, generar mayor impacto en el proceso / subproceso / centro de trabajo o con una mayor frecuencia, luego determinar la causa raíz, es decir, aquella en la que va a centrar sus esfuerzos para eliminarla y tener el riesgo bajo control para no afectar su operación, cumpliendo con las expectativas y necesidades de las partes interesadas.

Posteriormente, va a construir acciones que le permitan cumplir su objetivo “desaparecer la causa raíz identificada. En caso de no ser posible eliminarla, el objetivo será mitigar su impacto. En esta fase es primordial poner mucha atención a lo que se compromete, los tiempos que estipula para dar resultados, y considerar los recursos necesarios Vs los recursos que tiene disponible.

A continuación, le mencionamos información vital a considerar en el momento que esté creando un plan de acción: