A través de la Mesa de Ayuda, https://helpdesk.udes.edu.co/lanzador/ ingresando con su usuario y contraseña. Par ala Mesa de Ayuda del subproceso de Planta Física se asigna un usuario por jefe de cada proceso / subproceso / centor de trabajo / depedencia, con el fin de que este sea quién administre las solicitudes de su dependencia.

En la página de inicio, de clic en el botón de la barra superior "Crear un caso" o en el menú del lateral izquierdo con el mismo nombre y radique su solicitud.

Planta física se encarga de atender los siguientes servicios:

Adecuaciones civiles, Cielo raso, Aire acondicionado, Eléctrico, Alumbrado, Plomería, Carpintería, Ornamentación, Cubiertas (techos), Cerrajería, vidriería, Pintura, pisos, Remodelación de oficina e instalación y desinstalación de accesorios de oficina, conceptos técnicos u otro.

Si es un servicio de incidencia o requerimiento, se debe registrar en la Mesa de Ayuda de planta física, donde se evaluará si el servicio puede ser atendido por personal interno.

En caso contrario se remitirá la necesidad por correo electrónico a los arquitectos Udes para sus observaciones, se realizará la proyección y se remitirá para que el solicitante gestione ante presupuesto, reasignando la solicitud a externo y cerrando el servicio en el aplicativo.

Para comunicarse con el subproceso planta física:

Campus Bucaramanga

Correo: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Teléfono: 6516500 extensión 1614

Campus Cúcuta

Correo: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.,

Teléfono: 5791008 extensión 230

Campus Valledupar

Correo: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Teléfono: 5730073 extensión 125

se ingresa a la Mesa de Ayuda (https://helpdesk.udes.edu.co/plantaf/) con su usuario y contraseña y sigue los siguientes pasos:

• Casos
• Solicitudes Cerrado

Ingresa a la solicitud a cerrar

• Procesando solicitud

Aprobar la Solución

• Satisfacción
• Si a todo
• Dar su satisfacción marcando las estrellas
• Dejar un comentario si lo desea y le da guardar

Los tiempos dependen de la disponibilidad del personal, la existencia de los Materiales y lo complejo de la solicitud.

Registrarse en la Mesa de Ayuda tiene varias razones:

• Es un requisito que se debe cumplir según lo descrito en el procedimiento de atención de solicitud de mantenimientos locativos.
• Permite tener una trazabilidad de la solicitud del servicio.
• En caso de necesitar alguna evidencia de la solicitud pueda consultarlo en la Mesa de Ayuda.

• Equipos de Aires Acondicionados: con periodicidad cuatrimestral para el campus Valledupar.
• Equipos de transporte vertical (Ascensores): Con periodicidad mensual.
• Sistemas de Bombeo: Con periodicidad bimestral.
• Sistemas de respaldo de energía eléctrica (planta de emergencia): Con periodicidad mensual para Campus Bucaramanga. Con periodicidad bimestral para campus Valledupar. No aplica para campus Cúcuta.
• Dispensadores de agua con filtro de ozono. Con periodicidad semestral para el campus de Valledupar.
• Extractores y abanicos. Con periodicidad semestral para el campus Valledupar.

La responsable directa de la asignación de espacios en la Universidad en la dirección administrativa y financiera; planta física apoya en asesoría y adecuación del espacio.

Para la Mesa de Ayuda del subproceso de Planta Física se asigna usuario a jefe de cada proceso / subproceso / centro de trabajo / dependencia, con el fin de que este sea quién administre las solicitudes de su dependencia.

A través de la página de la universidad, en la pestaña servicios encuentra la ubicación del micrositio de planta física o mediante el link: https://udes.edu.co/planta-fisic.

El responsable de la creación de cuentas de correo dentro de la Universidad de Santander es el subproceso de Infraestructura Tecnológica.

Para los usuarios que tienen pc asignado, con la combinación del teclado Ctrl+Alt+Sup, opción cambiar una contraseña.

El administrador de la plataforma del correo electrónico institucional es el subproceso de Infraestructura Tecnológica. Si es administrativo debe colocar un ticket en la mesa de ayuda para solicitar el servicio: https://helpdesk.udes.edu.co/lanzador/ y si es estudiante o profesor debe reportar su solicitud por correo electrónico al líder del proceso en el campus, especificando si requiere restauración de clave, de información o activación de correo electrónico.

• Bucaramanga: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
• Valledupar: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
• Cúcuta: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Personal administrativo: Se debe solicitar el servicio en la mesa de ayuda (https://helpdesk.udes.edu.co/lanzador/), Tipo: Incidencia, Categoría: Falla Correo Electrónico, especificar la localización, titulo, descripción y extensión.

Profesores y estudiantes: Se debe enviar un correo con la solicitud al líder de infraestructura tecnológica del campus respectivo:

Bucaramanga: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Valledupar: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Cúcuta: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Sí, en caso de no poder usar la mesa de servicios por cualquier eventualidad, puede hacer la solicitud por medio de un correo electrónico. Una vez solucionado el servicio debe registrar la solicitud en la mesa de servicios (https://helpdesk.udes.edu.co).

Reportar el incidente al líder nacional con copia al líder de Seguridad Informática para reportar la caída o intermitencia.

En este caso la cuenta ha sido bloqueada por la plataforma debido a que está generando Spam, se debe realizar la solicitud en la mesa de servicios para realizar cambio de contraseña y dejar en cuarentena por 24 horas.

El líder del proceso o subproceso académico-administrativo.

Debemos revisar cómo está organizada nuestra bandeja, para poder visualizar los mensajes más recientes debemos dar clic derecho sobre la cinta superior donde aparece la palabra “DE” de nuestros mensajes y escoger la opción “fecha”.

El subproceso de Talento Humano.

Esto sucede cuando hemos cambiado la contraseña de acceso a nuestro usuario o computador, por tanto, debemos actualizar la contraseña en la ventana emergente de Outlook y seleccionar la opción de “recordar credenciales”.

Todo usuario con correo electrónico con dominio @udes tiene acceso a la mesa de servicios, ejemplo: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. es miembro del dominio UDES, para su acceso solo usa el pepe.perez y la misma clave del correo. Ingrese a la página web de la Universidad, en el lateral derecho encontrará un menú emergente con el nombre "Servicios" de clic en este y busque la opción "Mesa de Servicios Institucionales" y luego seleccione el icono "Gestión TIC":

• Fallas en conexión a internet.
• Fallas en correo electrónico.
• Fallas en la red corporativa.
• Fallas en la red inalámbrica.
• Fallas en telefonía.

Se realiza mediante ticket en la mesa de servicios y se adjunta el visto bueno del Director Financiero.

En primera instancia la cuenta entra a cuarentena por 24 horas y se debe realizar el cambio de la clave de correo.

Al principio de cada semestre Registro y Control Académico envía al subproceso de Infraestructura Tecnológica listado de los estudiantes nuevos, estos se crean de forma masiva y se envían los datos de acceso a los correos personales del estudiante.

Consulte con el subproceso de Infraestructura Tecnológica si cuentan con el dispositivo inalámbrico para instalarlo, si es afirmativa la respuesta, realice la solicitud en Mesa de Ayuda. De lo contrario, la dependencia solicitante debe realizar la compra del dispositivo y posterior se realiza instalación.

Para configurar una extensión telefónica existen 2 medios, teléfono físico o aplicación, dependiendo del medio en el caso de ser por aplicación debe contar con sistema de audio y micrófono (diadema).

La red administrativa de la universidad cuenta con unas políticas de seguridad en cuanto a la navegación para evitar que se descarguen posibles virus o malware en los equipos administrativos

Cuando hay rotación de personal, Infraestructura Tecnológica realiza el cambio de la firma, previa autorización de Talento Humano, en el correo por la plataforma web, también se debe realizar el cambio de la firma en el correo del Outlook de Office, para garantizar que cuando se use cualquiera de las plataformas aparezca en el mensaje la firma indicada.

Los responsables de hacer solicitudes de cuentas de correo son los Jefes de oficina, Coordinadores de Departamento o líder de Proceso o Subproceso, la solicitud se debe realizar a través de la mesa de servicios.

La red inalámbrica del campus es un servicio para la comunidad Académico-administrativa, está protegida por una contraseña de dominio público, la cual puede ser solicitada a cualquier funcionario del subproceso de Infraestructura Tecnológica.

Para generar las firmas electrónicas se deben adjuntar los datos completos del funcionario, es decir, nombre completo, cargo, extensión y correo.

El responsable de la administración de la red de datos dentro de la Universidad de Santander es el subproceso de Infraestructura Tecnológica.

Consulte con el subproceso de Infraestructura Tecnológica si cuentan con la disponibilidad de puntos de red y materiales necesarios para la instalación de un nuevo punto de red para instalarlo, si es afirmativa la respuesta, realice la solicitud en Mesa de Ayuda. De lo contrario, la dependencia solicitante debe realizar la compra de los materiales necesarios o deberá esperar se realice la solicitud de los materiales para la ejecución de la actividad y posterior se realiza instalación del punto de red solicitado.

Para solicitar cualquier servicio al subproceso de Servicio a Usuario, se debe realizar por medio de la mesa de servicios (https://helpdesk.udes.edu.co/lanzador/).

1. Ingrese a través del menú servicios, ubicado en el lateral derecho de la página web de la Universidad (https://udes.edu.co/).

2. Seleccione el icono de "Gestión TIC" e ingrese con su usuario y contraseña (ejemplo para Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., usuario: servicio.usuario y la clave: es la misma de inicio de la cuenta de correo)

3. En la pantalla principal seleccione la opción "Crear caso":

4. En el campo "tipo" elija la opción requerimiento o incidente.

5. En "categoría" busque la sección donde se encuentre SEU- Servicio a Usuario y elija el servicio requerido dando clic sobre este (concepto técnico o un servicio de apoyo).

6. Diligencie los otros campos requeridos: localización (ubicación de su oficina), extensión (de su puesto de trabajo u oficina a la que pertenece), título (según necesidad) y descripción (redacte la solicitud requerida y coloque al finalizar el nombre del solicitante, el cargo que ocupa y la oficina a la que pertenece). Finalmente de clic sobre el botón "enviar mensaje" ubicado en la parte inferior de la pantalla.

Para solicitar un servicio técnico al subproceso de Servicio a Usuario en los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar, siga la ruta de la primera pregunta, y en la opción “Categoría” busque la sección SEU- Servicio a Usuario y allí elija uno de los servicios de apoyo, relacionados en la lista desplegable.

En caso de no poder usar la mesa de servicios por cualquier eventualidad, puede hacer la solicitud por medio de un correo electrónico, una llamada telefónica o solicitar personalmente el servicio. Una vez solucionado el servicio, debe registrar la solicitud en la mesa de servicios.

Campus Bucaramanga

E-mail: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

PBX: (607) 6516500 Ext. 1801

Campus Cúcuta

E-mail: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

PBX: (607) 5791008 Ext. 259

Celular: 314-3737048

Sede Valledupar

E-mail: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

PBX: (605) 5730073 Ext. 129

El registro de las solicitudes en mesa de servicios es necesario porque:

• Permite tener una trazabilidad de la solicitud del servicio.
• En caso de necesitar alguna evidencia de la solicitud, se puede consultar en la mesa de servicios.
• Alimenta automáticamente la hoja del equipo de cómputo.

El responsable de solicitar un repuesto por cambio o por garantía del equipo de cómputo es el usuario que tiene asignado el recurso. Para el caso de las garantías, el subproceso de Activos Fijos, solicita al usuario responsable del equipo el diagnóstico o concepto técnico emitido por Servicio a Usuario, ellos revisan vigencia de la garantía y si la misma está en el periodo de cobertura se contacta con el proveedor, el subproceso de Activos Fijos hace el enlace con Servicio a Usuario para que el técnico asignado apoye el trámite de cambio del repuesto o de equipo si da a lugar.

En caso de no tener cobertura de garantía, el subproceso de Activos Fijos informa al usuario responsable del equipo sobre el estado de la garantía y le informa al usuario que debe realizar la requisición de compra del repuesto anexando el diagnostico o concepto técnico emitido por Servicio a Usuario.

Existen varias opciones que indican daño en el disco duro:

• Cuando el equipo presenta bloqueos seguidos.
• Cuando hace ruidos fuertes y se demora en arrancar.
• Cuando se prende el PC y no inicia el sistema operativo y el BIOS advierte que no existe un disco duro.
• Otro indicio de deterioro es una disminución en el rendimiento general del sistema. Si nota que el equipo se torna más lenta especialmente al acceder a archivos almacenados.

Existen varias razones por las cuales el servicio de internet puede estar lento:

• Saturación o caída del canal de internet.
• El PC está infectado por virus o troyanos.
• Daño en la tarjeta de red.
• Daño en cable de conexión o Patch Cord.
• Los sitios que visitan tienen daño en su alojamiento o hosting.
• Otros.

El Patch Cord es el cable de conexión que va del computador o periférico a la toma de datos y permite conectarse a la red local o internet.

Las utilidades que se pueden utilizar para mejorar el rendimiento de un equipo de cómputo, pueden ser herramientas propias de Windows o programas (Comerciales o Libres) diseñados para tal fin, a continuación, relacionamos algunos de ellos:

• Defrag (Windows).
• Chkdsk (Windows).
• Scandisk (Windows).

7Zip, se puede descargar de: https://www.7-zip.org/

Un controlador de dispositivos o DRIVER, es un programa que identifica y controla el hardware y componentes periféricos de nuestro sistema de cómputo.

Se debe actualizar Windows porque con ellos se mejoran las características de seguridad del sistema operativo, se corrigen errores de los drivers, mejora las aplicaciones del sistema operativo, arreglo de fallos y mejoras en el funcionamiento completo del sistema.

Para evitar que las memorias USB infecten el computador, este debe tener instalado el antivirus corporativo, en él se tiene programado una limpieza automática de los dispositivos USB, si tiene dudas al respecto puede ejecutar la siguiente acción:

• Abrir explorador de Windows.
• Dar clic botón derecho sobre el nombre de la memoria USB (Generalmente es unidad F, pero puede cambiar de letra).
• Dar clic en la opción escanear con antivirus.
• Esperar a que el antivirus limpie la memoria USB.
• Si el antivirus detecta algún tipo de infección lo limpiara automáticamente, sino lo puede realizar lo envía a cuarentena.
• En caso de enviar a virus o infección a cuarentena, debe reportar inmediatamente al subproceso de Seguridad Informática (EXT-1005) o al correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Sí se pueden usar siempre y cuando cumplan con las siguientes disposiciones:

• Solicitar autorización del uso del software al Jefe del subproceso de Servicio a Usuario.
• Solicitar la instalación del software aprobado por medio de la mesa de servicios.
• Solicitar la desinstalación del software una vez se halla vencido el periodo de prueba en la mesa de servicios.

Nota: Todo lo anterior es con la finalidad de no caer en incumplimiento de las normas legales e institucionales establecidas

No todo el software libre es gratis, esto depende de las políticas establecidas por parte del autor del software. En algunos casos permiten su uso sin ningún tipo de restricciones, en ocasiones es gratis para usuarios personales, para usuarios corporativos se debe pagar por su uso, ejemplo WINRAR.

Se debe realizar mantenimiento preventivo y servicios técnico a todos los equipos de cómputo y periféricos que estén registrados en el inventario oficial del subproceso de Activos Fijos de la Universidad de Santander.

Se debe realizar mantenimiento preventivo a cada equipo de cómputo y periféricos dos veces al año, es decir uno cada semestre, esto se programa en el cronograma mantenimiento preventivo.

Sí, se puede solicitar el mantenimiento preventivo para otra fecha, los casos en donde tengan alguna dificultad, contratiempo o imprevisto, se puede solicitar la reprogramación del mantenimiento preventivo para una fecha posterior, no muy lejana. Esta solicitud la puede hacer por la mesa de servicios. En caso de alguna adecuación por parte del subproceso de Planta Física a la oficina, puede solicitar nuevamente el mantenimiento preventivo por medio de la mesa de servicios.

Para el préstamo de cámaras, parlantes y micrófonos para videoconferencia el responsable es la oficina de Audiovisuales, quien está adscrito al subproceso de Logística. El subproceso de Servicio a Usuario le prestará apoyo técnico para la instalación configuración y ejecución de las videoconferencias.

El inventario de software se puede encontrar en la página de la universidad de Santander, link: https://udes.edu.co/direccion-tic/gestion-tic/gestion-de-software. A continuación, conozca la ruta de acceso al sitio.

1. Ingrese a la página web de la Universidad (https://udes.edu.co/) y seleccione en el menú superior la opción "Administrativos".

2. Dirijase al final de la página, en la sección "Servicios Administrativos UDES" y seleccione la opción "Gestión TIC" dando clic sobre esta.

3. En el menú emergente que se encuentra en el lateral derecho de la página, de clic sobre la opción "Gestión de software".

4. En la nueva ventana se encuentra el link de acceso al Inventario de Software de la Universidad de Santander.

Los usuarios deben utilizar la mesa de servicios en la opción Gestión TIC y solicitar al subproceso de Servicio a Usuario el concepto técnico de las características del computador y/o periférico, así como también de un software el cual se les enviará las características de los equipos a comprar. El usuario determinará la necesidad de cuantos equipos necesita y deberá realizar el proceso de compras.

No, ningún usuario está autorizado para la intervención, arreglo o mantenimiento de un equipo de cómputo o periférico, solo está autorizado el equipo técnico del subproceso de Servicio a Usuario.

• El mantenimiento preventivo de los equipos cómputo y periféricos, se hará solo a los equipos que estén incluidos en el inventario oficial de la universidad del subproceso de Activos Fijos
• Todos los equipos deben tener el serial UDES.
• Los equipos personales no son objeto de prestación de servicios por parte del subproceso.

Los softwares que deben estar instalados son aquellos autorizados y con licencia vigente de uso (con licencias comerciales, software libre o programas gratis). Como mínimo se debe tener instalado:

• Sistema operativo (Windows o Linux).
• Suite de oficina (Office 2016 o Office libre).
• Antivirus corporativo.
• Lector de PDF.
• Software para comprimir y descomprimir.
• Navegadores (Microsoft Edge, Chrome o Mozilla Firefox).

La instalación de softwares en los equipos de cómputo de trabajo, se determina de acuerdo con:

• Las funciones del cargo.
• La disponibilidad del software solicitado.
• Las características técnicas del equipo de cómputo.
• Justificación de la solicitud.
• La aprobación del uso del software parte del jefe de Servicio a Usuario.

El subproceso de servicio a usuario brinda el soporte para las videoconferencias, las solicitudes se deben hacer por medio de la mesa de servicios, siguiendo la ruta de acceso, explicada en la primera pregunta.

El tiempo de resolución de un servicio depende del mismo tipo de servicio. El tiempo de respuesta para asignar el servicio al equipo técnico está estipulado en promedio 04:30 horas.

• Para los campus Bucaramanga y Cúcuta, el responsable del préstamo de las salas y equipos audiovisuales es el área de Audiovisuales, adscrito al subproceso de Logística.
• Para el campus de Valledupar el responsable del préstamo de los auditorios y equipos audiovisuales es el área de Audiovisuales, adscrito al subproceso de Logistica. Las salas de informática son responsabilidad de la jefatura de TIC, conjuntamente con el apoyo de SEU.

La versión actual del sistema operativo es Windows 10 Profesional.

Office 2016.

Para solicitar cambio de la contraseña, ingresar a la mesa de servicios de Gestión TIC y selecciona la opción de solicitud “asesoría técnica” y describir el requerimiento.

Sí, puede realizar un seguimiento de las solicitudes ingresando a la mesa de servicios de Gestión TIC y accediendo a la sección de historial de casos.