La definición del conocimiento y cómo los seres humanos llegan a conocer, son dos preguntas que a lo largo de la historia han sido objeto de estudio, desde la antigua Grecia hasta la época actual, definiéndose lo anterior, como la construcción de interpretaciones útiles, a partir de las exploraciones del entorno para llegar al entendimiento.
El conocimiento y la capacidad de aprendizaje al interior de las organizaciones, son reconocidos como activos intangibles, siendo estos, factores determinantes dentro de la estructura organizacional, como una fuente de ventaja competitiva sostenible, los cuales han cogido especial relevancia a partir de la globalización, los avances tecnológicos, diversidad en los mercados y la competencia.
Toda organización debe tener la capacidad de generar y transformar la información en conocimiento, difundirlo y aplicarlo; el conocimiento dentro de las organizaciones se encuentra en las personas, objetos y dentro de las organizaciones mismas, generados a partir del conocimiento de cada persona, su experiencia y habilidades, lo que ha empezado a generar preocupación en ellas, de cómo garantizar y asegurar la información y el conocimiento de sus equipos de trabajo, ya que se ha identificado que a raíz de la rotación de personal o reestructuración de las áreas funcionales, el conocimiento y experiencia del área de trabajo se van con el personal que no sigue dentro de las organizaciones y es aquí cuando se identifica la necesidad de definir estrategias para gestionar el conocimiento dentro de las organizaciones.
La gestión del conocimiento se define a partir del desarrollo de su entorno, haciendo posible la apertura de un nuevo conocimiento y garantizar la circulación de los mismos de una mejor manera (Parera, 2003).
Tomado de PROGRAMA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO VAF-PG-004-UDES del SGC-VAF
(Actualizado 16 de diciembre de 2021).
Preguntas Frecuentes |
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Lecciones Aprendidas |
Fecha de actualización: 14 de junio de 2024
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Gestión Administrativa |
Gestión Financiera |
Gestión Documental |
Gestión Comunicaciones |
Gestión TIC |
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¿Cómo crear un acta en Kawak? |
Paso a paso para registrar una incidencia PQRSF |
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Procedimiento de Control de Documentos y Registros |
Micrositio web SGC-VAF, Universidad de Santander
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Gestión del Riesgo |
Gestión del Cambio
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Procedimiento de Control de Salidas No Conformes |
Pro. Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora
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Sistema de Gestión de Calidad VAF |
Certificación Norma Técnica ISO 9001-2018 e IQNET |
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Requisitos del Cliente para la Prestación del Servicio
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Vídeo VAF 2014 |
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Los subprocesos que conforman la Gestión Administrativa son:
El subproceso encargado del concepto de viabilidad de solicitudes es Planta Física. Usted debe solicitar por correo electrónico, al coordinador de Planta Física, concepto sobre la disponibilidad de espacios, cumplimiento de requerimientos en cuanto a dimensiones, capacidad y otras necesidades.
Una vez recibido el concepto, se solicita a la Jefatura Administrativa y Financiera del campus, la aprobación de asignación del espacio requerido. En algunos casos, la aprobación corresponde a la Rectoría del campus.
CAMPUS BUCARAMANGA
Cargo: Directora Administrativa y Financiera
E-mail: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
PBX: 6516500 Ext. 1820
Cargo: Coordinadora Administrativa y Financiera
E-mail: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
PBX: (607) 6516500 Ext. 1817
CAMPUS CUCUTA
Cargo: Jefe Administrativa y Financiera
E-mail: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
PBX: (607) 5748717 EXT. 4123
CAMPUS VALLEDUPAR
Cargo: Jefe Administrativa y Financiera
E-mail: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
PBX: (605) 5730073 Ext. 174
Para consultar los documentos (Manuales, Políticas Institucionales, Planes de Gestión, Programas, Protocolos, Caracterizaciones, Matrices de Comunicaciones, Matrices de Identificación y Valoración del Riesgo, Procedimientos del SGC-VAF e Institucionales, Instructivos, Guías, Reglamentos y Formatos) relacionados con cada proceso y subproceso, debe ingresar al micrositio del Sistema de Gestión de Calidad de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, SGC-VAF, ingresando al siguiente enlace https://sgc-vaf.udes.edu.co/documentos, allí podrá consultar de acuerdo al tipo de documento, por proceso y subproceso.
NORMALIZACIÓN
CORRESPONDENCIA Y COMUNICACIONES
CONSERVACIÓN, CONSULTA Y PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
RECUPERACIÓN DE ARCHIVOS
ASESORÍA Y CAPACITACIÓN
Usted puede adquirir los siguientes servicios así:
A través de la Mesa de servicio institucional https://helpdesk.udes.edu.co/lanzadera/
Vía telefónica
Consultas rápidas sobre elaboración y trámite de comunicaciones. Llame a las extensiones del campus respectivo.
Se puede contactar por medio telefónico o correo electrónico:
Sitio web institucional del proceso Gestión Documental
En el Procedimiento GED-PR-004-UDES "Control de Documentos y Registros", se determinan los aspectos de presentación y contenidos mínimos para elaboración de documentos como: Manuales, Caracterizaciones, Procedimientos, Instructivos, Guías, Protocolos, Formatos, entre otros. Encuentre el documento en el siguiente enlace: https://sgc-vaf.udes.edu.co/component/phocadownload/category/280-documentos-gestion-documental
Se realiza solicitud de creación, modificación o eliminación a través del aplicativo Kawak y se sigue la ruta de elaboración, revisión y aprobación por los responsables determinados en Procedimiento GED-PR-004-UDES "Control de Documentos y Registros" el cual puede consultar en el enlace: https://sgc-vaf.udes.edu.co/component/phocadownload/category/280-documentos-gestion-documental
El Archivo Central es el área encargada del recibo y custodia de los documentos transferidos del archivo de gestión.
En el Archivo Central de la UDES se conserva el acervo documental de la Universidad, que sirve de soporte para la función académica y administrativa, producidos en el transcurso de su historia y que sirve de testimonio y prueba de la evolución de la misma en el tiempo, como apoyo a la investigación histórica y cultural.
Los documentos al interior de una carpeta se ordenan cronológicamente, de tal forma que evidencie la secuencia de los trámites. Al abrir la carpeta o expediente se encontrará primero la información más antigua y al finalizar la información reciente. Esta información la puede encontrar en el Instructivo GED-IN-002-UDES "Organización de Archivos de Gestión y Transferencias Documentales". Puede consultar este instructivo en el enlace: https://sgc-vaf.udes.edu.co/component/phocadownload/category/280-documentos-gestion-documental
La foliación es el acto de enumerar cada folio que conforma un expediente.
El número máximo de folios por expediente en carpeta o legajo es de 200, si la unidad de conservación es una AZ es de 300
Se debe foliar los documentos inscritos en el formato GED-FT-024-UDES “Listado Guía de Series, Subseries, Tipos Documentales”, aquellos que por los resultados de su valoración deba ser conservada en Archivo Central o Archivo Histórico, o que va ser sometida a procesos de reproducción.
Para desarrollar la actividad de foliación tenga en cuenta:
La foliación sí se puede corregir, cuando se presenta errores en la foliación está se puede corregir de la siguiente forma:
Las cajas de archivo se deben organizar ubicándolas desde la parte superior izquierda del estante de manera ordenada y consecutiva hacia la derecha conservando este orden en cada entrepaño.
Para el diligenciamiento del campo de ubicación en el rotulo, se debe tener en cuenta el siguiente orden:
Para archivador
1. Número de archivador
2. Número de Gaveta
3. Número de Carpeta o Legajo
Ejemplo: 01-02-12
Para Cajas:
1. Número de Estante
2. Número de Entrepaño
3. Número de Caja
4. Número de Carpeta o Legajo
Ejemplo: 524-535-31-02
Para registrar la documentación bajo custodia en el Archivo de Gestión o aquella que se transfiere al Archivo Central se diligencia el formato GED-FT-005-UDES Inventario único documental.
El inventario documental se realiza para:
Una transferencia documental es la remisión de documentos del archivo de gestión al Archivo Central en cumplimiento de los tiempos establecidos en Listados guías de series, subseries y tipos documentales o luego de una valoración documental. Para realizar la transferencia se debe atender los lineamientos establecidos en el Instructivo Organización de Archivos de Gestión y Transferencias Documentales GED-IN-002-UDES, previamente se debe solicitar por mesa de servicio institucional con el proceso de Gestión Documental para recibir asesoría de la actividad.
Los pasos para realizar una transferencia documental son:
Al Archivo Central no se pueden transferir documentos en AZ, estos deben ser legajados según procedimiento.
La documentación conservada en el Archivo Central puede ser consultada por la comunidad UDEISTA, a través de un miembro de la Unidad Productora de la Información, la autorización estará sujeta a la restricción de acceso que tienen algunas series debido a su confidencialidad. Así mismo, se atenderán las solicitudes de entes legales debidamente acreditados.
La digitalización técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.
Los documentos se conservan para:
La información se debe proteger para evitar que sea utilizada con una finalidad distinta para la cual se proporcionó, evitando con ello se afecten otros derechos y libertades. Por ejemplo, que se utilice de forma incorrecta.
Entre otras buenas prácticas, se debe:
Para la comunidad académico administrativa existen los siguientes medios:
Sitio web de gestión documental:
Página del Sistema de Gestión de Calidad SGC-VAF:
https://sgc-vaf.udes.edu.co/index.php/documentos
Aplicativo de administración SGC-VAF:
El tipo de letra que debe ser utilizado para las comunicaciones según el instructivo GED-IN-003-UDES "Correspondencia y Comunicaciones" es Spranq eco sans en tamaño 11. Puede consultar el instructivo en el enlace: https://sgc-vaf.udes.edu.co/component/phocadownload/category/280-documentos-gestion-documental
Las notas internas se elaboran en el formato GED-FT-015-UDES Nota interna, sin eliminar ni incluir campos diferentes a los aprobados en este.
Formato GED-FT-022-UDES "Control Entrega de Correspondencia", el cual puede encontrar en: https://sgc-vaf.udes.edu.co/component/phocadownload/category/46-formatos-gestion-documental
El formato de circular interna se utiliza cuando se requiere comunicar asuntos de interés común a determinado grupo de personas. Por ejemplo: comunidad UDES, estudiantes de medicina, usuarios de parqueaderos.
No existen formatos para comunicaciones externas. Las comunicaciones externas se realizan en papelería con membrete institucional (física o digital), para el desarrollo de su contenido se tiene en cuenta los lineamientos descritos en el Instructivo de Correspondencia y Comunicaciones GED-IN-003-UDES.
Las comunicaciones internas y externas, que no cumplan con los lineamientos institucionales de elaboración y trámite, serán devueltas por el encargado del área de correspondencia al usuario para su ajuste.
Recuerde esto genera reprocesos, pérdida de tiempo, retraso en la gestión institucional con incumplimiento a terceros, posibles sanciones.
Los registros que se conservan en Gestión Documental de las comunicaciones externas despachados son, la planilla de control de correspondencia despachada y copia digital del documento y anexos en el aplicativo SEVENET, se debe tener en cuenta que los anexos de gran volumen como memorias, CD, archivos superiores a 9MB, etc., notificados en el comunicado y enviados, no se conservará copia digital en SEVENET y su conservación será responsabilidad de las partes interesadas.
Los sobre que ingresan a la institución se deben abrir para dar cumplimiento al lo adoptado como lineamiento institucional en el procedimiento de correspondencia recibida GED-PR-001-UDES, con el fin de validar la pertinencia institucional de las comunicaciones y su completitud.
El consecutivo numérico de la radicación de las comunicaciones externas se realiza en el área de correspondencia autorizada en cada campus.
La importancia de radicar las comunicaciones consiste en:
En el área de correspondencia no se tramita:
Se entiende como correspondencia masiva al despacho de gran volumen de documentos (más de 30 documentos).
Para la elaboración de actas e informes existen lineamientos y los podemos encontrar paso a paso dentro del Instructivo Documentos académico-administrativos GED-IN-004-UDES.
El archivo de gestión, corresponde a los documentos organizados, que se generan y tramitan en una dependencia, en cumplimiento de sus responsabilidades y sometidos a continua utilización y consulta. También hace referencia al sitio que los alberga.
Registre la información correspondiente al sitio de ubicación de la carpeta digital.
Ejemplo: Disco D: \GED\ACTAS\Comité de Investigación\2023\001 Comunidad
Recuerde: "Los documentos en formato electrónico se conservarán en el Disco local (D:) o el que cumpla su función en el equipo de cómputo".
Las comunicaciones digitales de otras entidades dirigidas a la Universidad se remiten a través de las siguientes cuentas de correo:
Recomendaciones: cuando realice la invitación al evento y se requiera el diligenciamiento del formato de asistencia, indique a los participantes tener lista la imagen de su firma para registrarla en el campo del listado de asistencia correspondiente.
En Gestión Documental proporcionamos los rótulos para carpetas.
Usted puede realizar la solicitud de este insumo a través de la mesa de ayuda indicando el número requerido.
Es cualquier anomalía que afecte o pudiera afectar la seguridad de las bases de datos o información contenida en las mismas; como un acceso, intento de acceso, uso, divulgación, modificación o destrucción no autorizada de información; un impedimento en la operación normal de las redes, sistemas o recursos informáticos, etc.
Cualquier funcionario de la Universidad debe reportar los potenciales incidentes de seguridad de la información identificados durante el ejercicio de sus funciones al jefe inmediato y este a su vez al Oficinal de Protección de datos Personales - Director(a) de Gestión Documental a través del correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
A continuación, se presenta el listado de personas a las que puede dirigirse en cada campus en caso de inquietudes:
CAMPUS BUCARAMANGA
Directora Financiera
E-mail: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
PBX:6516500 Ext. 1820
Coordinadora Administrativa y Financiera
E-mail: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
PBX: (607) 6516500 Ext. 1817
CAMPUS CÚCUTA
Jefe Administrativa y Financiera
E-mail:Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
PBX: (607) 5748717 Ext. 4123
CAMPUS VALLEDUPAR
Jefe Administrativa y Financiera
E-mail: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
PBX: (605) 5730073 Ext. 174
Los subprocesos que conforman el Proceso de Gestión Financiera son:
En el documento DIF-GU-002-UDES Guía para el Manejo de Viáticos. Puede visualizarla en el siguiente enlace: https://sgc-vaf.udes.edu.co/component/phocadownload/category/53-guias-gestion-financiera
Ingresando al enlace https://sgc-vaf.udes.edu.co/documentos, puede encontrar los documentos y formatos del proceso Gestión Financiera.
En el documento DIF-GU-001-UDES Guía para el Manejo de Cajas Menores que puede consultar en el enlace: https://sgc-vaf.udes.edu.co/component/phocadownload/category/269-documentos-gestion-financiera
La finalidad del seguimiento de los planes de trabajo es verificar el cumplimiento de las actividades propuestas y descritas en los planes de trabajo, ya que estas van enfocadas a mejorar aspectos de servicio, calidad, compromiso, responsabilidad y sentido de pertenencia.
Campus Bucaramanga
Email: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Tel: 57-76516500 Ext: 1800
Campus Cúcuta
Email: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Tel: 57-75791008 Ext: 106 - 5792745
Campus Valledupar
Email: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Tel: 57-5730073 Ext: 129
Ante alguna situación en la que siente que la seguridad de su información o el acceso a sus datos se puede ver afectados, se debe comunicar con:
Campus Bucaramanga
Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
PBX: 57-76516500 Ext 1005
Campus Cúcuta
Email: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Tel: 57-75791008 Ext: 106 - 5792745
Campus Valledupar
Email: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Tel: 57-5730073 Ext: 129
El subproceso encargado de restaurar información que se extravió en su computador es Seguridad Informática. Para que el subproceso atienda su requerimiento, usted debe realizar la solicitud a través de la mesa de servicios de Gestión TIC (https://helpdesk.udes.edu.co), ingrese con su usuario y contraseña y seleccione la opción "Crear un caso":
En la casilla "tipo" elija la opción “solicitud” y en la casilla "categoría" seleccione la opción “restaurar copia de seguridad”, coloque un título a su solicitud y describa la necesidad que presenta al subproceso, coloque el número de la extensión a la cual lo pueden contactar y si desea puede cargar archivos adjuntos que se requieran para dar una solución eficaz a su requerimiento. Finalmente, de clic en la opción "Enviar mensaje".
El subproceso que atiende estos incidentes es Infraestructura Tecnológica y el reporte se realiza mediante el aplicativo “mesa de servicios de Gestión TIC”, ingrese por medio del enlace: https://helpdesk.udes.edu.co/.
Deben ser remitidas al subproceso de Sistemas de Información, mediante correo electrónico al jefe del subproceso email: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., adjuntando el formato SII-FT-001-UDES “Solicitud de Desarrollo de Software” donde se detallen los requerimientos.
El subproceso encargado de realizar la asignación de computadores es Activos Fijos. El proceso de Gestión TIC a través del subproceso Servicio a Usuario emite un concepto técnico.
El subproceso encargado de coordinar el proceso de respaldo de la información institucional de las estaciones de trabajo de los usuarios es Seguridad Informática.
Campus Bucaramanga
E-mail: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Teléfono: 57-(607) -6516500 Ext: 1005
Campus Cúcuta
Teléfono: 57-(607) -5748717 Ext: 4196 - 4106
Campus Valledupar
E-mail: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Teléfono: 57-5730073 Ext: 129
Cuando se presenta un incidente con su equipo de cómputo o periféricos, el subproceso que atiende la solicitud es Servicio a Usuario y el medio de atención es a través de la mesa de servicios https://helpdesk.udes.edu.co del proceso Gestión TIC.
El subproceso encargado de la atención de los incidentes mencionados es Infraestructura Tecnológica. Las solicitudes de soporte se realizan a través de la mesa de servicios https://helpdesk.udes.edu.co/ del proceso Gestión TIC.
El subproceso encargado de dar de baja los equipos de cómputo y hardware es Activos Fijos, previo concepto técnico del subproceso de Servicio a Usuario.
El subproceso encargado de elaborar y actualizar el inventario de software de cada uno de los campus es Servicio a usuario.
El usuario y contraseña para ingresar a la mesa de ayuda son:
Usuario: Es el mismo usuario de la cuenta de correo electrónico institucional o usuario del dominio, por ejemplo, si su email es Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., el usuario para la mesa de servicios es “dirección”.
Contraseña: Es la misma contraseña con la cual ingresa a su cuenta de correo corporativo o con la que ingresa al dominio.
VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DE INSCRIPCIÓN DE ASPIRANTES A PROGRAMAS PRESENCIALES.
Los tipos de aspirantes dispuestos por la UDES para pregrado son:
Los tipos de aspirantes dispuestos por la UDES para postgrado son:
El aspirante no se encuentra en la opción revisión de documentos en el proceso de inscripción, porque no ha terminado de diligenciar el formulario por completo en la opción finalizar o se le aplica alguna corrección la cual el aspirante debe modifica en el sistema y finalizar su proceso nuevamente.
Para cambiar el tipo de aspirante o de programa, debe la persona interesada enviar un correo a la oficina de Registro y Control Académico, así: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. en el caso de Cúcuta, Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. en el caso de Valledupar, Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. o , Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. , en el caso de Bucaramanga, solicitando la modificación del tipo de aspirante o de cambio de programa.
La radicación de documentos en original, la debe realizar ante la oficina de Registro y Control Académico, con la persona encargada del procedimiento de inscripciones.
Los requisitos de aspirantes de transferencia externa son: - Realizar la inscripción en la página de la universidad https://admisiones-buc.udes.edu.co (Bucaramanga), https://admisiones-cuc.udes.edu.co (Cúcuta) y https://admisiones-val.udes.edu.co (Valledupar). - Acta de grado de bachiller. - Diploma de bachiller o convalidación de título extranjero en el Ministerio de Educación Nacional. - Resultado del examen de estado colombiano (Saber 11) o en su defecto prueba equivalente avalada por Ministerio de Educación Nacional. - Documento de identificación. - Orden de pago de la inscripción. Además, presentar los documentos originales en medio físico o digital a la oficina de Registro y Control Académico: - Certificados originales de calificaciones expedidos por la universidad donde proviene. - Certificado de antecedentes disciplinarios. - Contenidos programáticos.
El aspirante puede consultar el avance de su proceso de inscripción, a través de una línea de tiempo que se encuentra en la plataforma de inscripción, debe acceder con el usuario y contraseña establecido por la plataforma, así:
No, las pruebas Saber-11 son un documento obligatorio en el proceso de inscripción y de admisión.
Debe realizar el trámite de transferencia entre campus a través de la plataforma Génesis:
Paso a paso
Una vez solicite la transferencia debe esperar la aprobación por parte del programa y la oficina de Registro y Control Académico. Adicionalmente, debe realizar la inscripción a través de la página de la Universidad al campus donde desea realizar el traslado.
Bucaramanga: https://admisiones-buc.udes.edu.co/#/
Cúcuta: https://admisiones-cuc.udes.edu.co/#/
Valledupar: https://admisiones-val.udes.edu.co/#/
El peso máximo de un documento es de 1 MB y estos deben venir en formato PDF, para que cargue satisfactoriamente en el sistema. Si los archivos son pesados, se recomienda buscar una aplicación online que permita comprimir los archivos, para no tener inconvenientes a la hora de cargarlos al sistema.
Si el problema persiste debe comunicarse con el subproceso de Mercadeo Institucional.
Bucaramanga
Cargo: Coordinador Mercadeo Institucional
Celular: 3214797708
Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Dirección: Calle 70 # 55-210 Lagos del Cacique, Edificio Chibcha 2 piso
Cúcuta
Cargo: Coordinadora Mercadeo Institucional
Celular: 3142479265 - 3208798667
Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Dirección: Avenida 4 esquina # 10N - 61 Urbanización El Bosque, Bloque administrativo 2 piso
Valledupar
Cargo: Coordinadora Mercadeo Institucional
Celular: 3105850856 – 3105801095 – 3104297033 – 3122104801
Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. / Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Dirección: Cra. 6 N° 14-27
APERTURA, REGISTRO Y CIERRE DE MATRÍCULA ACADÉMICA Y DE SUS MODIFICACIONES.
El recibo de pago no se visualiza porque:
La opción matrícula académica no aparece porque:
Ingrese al aplicativo Génesis con su usuario y contraseña, coloque el semestre actual, en los botones de la página principal seleccione la opción recibo de matrícula y en la siguiente venta, en la parte inferior derecha encontrará el botón para descargar el recibo.
El estudiante tiene como plazo para realizar matrícula académica, el período estipulado en el calendario académico; pero, una vez inicie su matrícula académica contará con un plazo de veinticuatro horas para registrar la totalidad de cursos.
La activación del sistema de matrículas se realiza una vez se evidencia el pago. El banco se demora un día hábil en realizar los reportes de los pagos recibidos a las Instituciones correspondientes, por tal motivo se debe esperar al día siguiente en horas de la mañana recibir los pagos, facturar y así al terminar el día, generar los reportes pertinentes para realizar la activación de los pagos ingresados.
El estudiante debe matricular los cursos de su plan de estudios de acuerdo con el orden de prioridades que menciona el reglamento académico estudiantil artículo 55:
Durante las fechas establecidas previamente en calendario académico. Una vez registrada la primera nota, cuenta con un plazo de 24 horas para completar el registro y realizar modificaciones; de lo contrario, debe realizar el proceso de modificación de calificaciones, con el coordinador del programa para que sea gestionado por Registro y Control Académico.
Los documentos que se deben adjuntar para las siguientes actividades son:
Cuando se cierra un grupo por bajo número de estudiantes o división del mismo, el estudiante debe dirigirse a la respectiva coordinación, previa verificación de cupos disponibles en el curso a matricular. Una vez pase el tiempo de matrícula académica, las coordinaciones de los programas deben optimizar los grupos ofertados, revisando que se cumpla con la cantidad mínima de estudiantes matriculados en cada grupo; para los casos de los estudiantes que queden en los grupos cerrados, el coordinador del programa le informará al estudiante la novedad presentada y acordará la inclusión de otro grupo, para no afectar su matrícula académica. “No genera costos al estudiante”
El responsable de matrícula depende de la situación académica del estudiante.
Un crédito académico es la unidad de medida del trabajo académico que debe realizar el estudiante para aprender y desarrollar competencias propias del campo científico, disciplinar y profesional del Programa Académico.
Un crédito académico equivale 48 horas semanales de trabajo académico por parte del estudiante, excepto Medicina que son 54 incluidas las horas con acompañamiento del profesor y las horas de trabajo independiente.
Ingresando a los enlaces relacionados a continuación por campus, puede visualizar el Calendario Académico del semestre lectivo y allí podrá consultar las fechas estipuladas por la Institución.
Campus Bucaramanga
https://www.udes.edu.co/matriculas-y-notas/241-calendario-academico
Campus Cúcuta
https://udes.edu.co/images/la_universidad/documentos/acuerdo-CA-015_calendario_academico_2020B.pdf
Campus Valledupar
Para cambios de aulas, el programa académico, debe enviar la solicitud a los siguientes correos, de acuerdo al campus, para verificar la disponibilidad durante las 16 semanas del semestre académico y si es posible reasignar el salón asignado.
Bucaramanga: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. / Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Cúcuta: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Valledupar: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Se pueden matricular 2 cursos por semestre, a través de la plataforma Génesis.
Cada semestre el programa o departamento que ofertan los cursos analizan los posibles cursos a ofertar y las fechas en que se programarán, por lo tanto, la consulta se realiza con cada departamento y/o programa.
Debe realizar su matrícula en compañía de la Dirección y/o Coordinación del respectivo Programa Académico.
El proceso de readmisión se realiza a través de la plataforma Génesis:
Paso a paso
1. Dar clic tramites académicos.
2. Seleccione tramite de readmisión.
3. Seleccione el período en el que sea solicitar readmisión.
Si dejó la condición reglamentaria de estudiante y no quiere perder la continuidad de sus estudios académicos tiene hasta dos (2) años para solicitar readmisión. En este caso, debe someterse al cumplimiento del plan de estudios vigente y a los requisitos exigidos para la titulación en el momento de la readmisión y corresponde al director de programa, en caso de ser necesario, establecer las equivalencias a que hubiere lugar. En caso tal que haya transcurrido un tiempo de cuatro (4) años, debe inscribirse como aspirante nuevo a la Universidad de Santander y tendrá derecho a demostrar suficiencia, mediante un examen de validación, en aquellos cursos que haya aprobado. Excepto en los de prácticas formativas que pertenecen al componente profesional específico y debe cursarlos nuevamente.
Los créditos los establece el sistema teniendo en cuenta el semestre académico en el que se encuentre ubicado el estudiante, y la cantidad depende del plan de estudios de cada programa académico.
Los intersemestrales son ofertados por los departamentos y programas académicos, sin embargo, el estudiante solo podrá inscribirse a los cursos intersemestrales que ofrezca el campus al que se encuentra adscrito.
La postulación para grado por parte de un estudiante o egresado se realiza en el periodo establecido en el calendario académico para grado, ingresando al sistema SIGA UDES (Génesis) en el cual debe aparecer un ícono para tal fin, para Bucaramanga https://genesis-buc.udes.edu.co; para Cúcuta https://genesis-cuc-udes.edu.co, Valledupar https://genesis-val.udes.edu.co.
GRADOS
En caso de no cumplir con el proceso y desea solicitar nuevamente la postulación a grados debe enviar la solicitud al correo mencionando, con el fin realizar la migración a la ceremonia vigente. BUCARAMANGA: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. CÚCUTA: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. VALLEDUPAR: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Los documentos que debe adjuntar un egresado para realizar el procedimiento de grados son:
El estudiante debe ingresar a su génesis, en la opción donde se cargaron los documentos, se habilitará un botón para la descarga del recibo de derechos a grado. Una vez cancelado el valor, el estudiante debe enviar su recibo debidamente sellado a la oficina de Crédito y Cartera Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. para legalizar el respectivo pago.
Para grado por Secretaría, debe realizar la solicitud por escrito a Secretaría General: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. indicando las razones por las cuales desea obtener el título mediante esta modalidad.
Las fechas se encuentran establecidas en el calendario académico y el retraso o incumplimiento de las misma afectarían el proceso de entrega del título profesional para la fecha de la ceremonia de grado.
Debe enviar un correo electrónico al proceso de Registro y Control del campus en el cual estudia, indicando sus datos y notificando que no puede postularse a grado con el fin de verificar el motivo y brindarle solución.
Para los campus de Cúcuta y Valledupar, los documentos que se deben entregar en la oficina de Registro y Control Académico por parte de un graduado para solicitar duplicado de acta o diploma o correo electrónico, son:
Debe ingresar y descargar el recibo de pago de derechos a grado. El estudiante candidato a grado debe ingresar a su génesis, en la opción donde se cargaron los documentos, se habilitará un botón para la descarga del recibo de derechos a grado. Una vez cancelado el valor, el candidato a grado estudiante debe enviar su recibo debidamente sellado a la oficina de Crédito y Cartera para legalizar el respectivo pago.
Para realizar nuevamente la postulación a grados debe comunicarse con la oficina de Registro y Control Académico por correo electrónico, teléfono o WhatsApp, solicitando su postulación.
Bucaramanga
Cargo: Director Registro y Control Académico
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Teléfono: 607 6516500 ext. 1110
Cargo: Secretaría
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Teléfono: 607 6516500 ext. 1120
Cúcuta
Cargo: Coordinador Registro y Control Académico
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Teléfono: 607 5748717 ext. 4127
Valledupar
Cargo: Coordinador Registro y Control Académico
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Teléfono: 605 5730073 ext. 133
Cargo: Secretaria
E-mail: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Teléfono: 605 5730073 ext. 113
CERTIFICADOS Y CONTANCIAS
Las constancias que se pueden solicitar por el aplicativo Génesis, son:
Certificados por Génesis, se habilitan una vez sea legalizado el pago ante Crédito y Cartera.
Certificados con firma por parte de Secretaría General o necesiten ser autenticados ante Notaría, tendrá un tiempo de expedición de 10 días hábiles.
Los certificados con caracteres específicos tendrán un plazo de 5 días hábiles después de sus solicitudes para su entrega (Campus Bucaramanga) y 3 días hábiles (Campus Cúcuta y Valledupar).
Crédito y Cartera es el subproceso encargado de activar los pagos de constancias solicitador por génesis.
REGISTRO DE CALIFICACIONES.
Para calcular el promedio del semestre se multiplica el número de créditos académicos de cada curso matriculado en el semestre por la calificación obtenida. Se suman los productos obtenidos de la multiplicación anterior y se divide la suma resultante por el número total de créditos académicos matriculados.
El proceso se explica en la siguiente imagen:
2. Allí debe revisar el curso a cancelar y dar clic en el botón rojo "Cancelar”.
3. El sistema confirma la acción de cancelación y le enviará un código de seguridad al correo electrónico registrado en el sistema. Digite el código recibido; si los caracteres coinciden, el sistema validará y realizará la operación de cancelación del curso seleccionado. Recuerde que no debe tener ninguna deuda de paz y salvo, en caso de tenerla no podrá cancelar cursos matriculados.
La cancelación de cursos de estudiantes condicionales, se debe realizar con el coordinador del programa. No aplica para las cancelaciones de Semestre.
La realiza el estudiante a través del aplicativo Génesis, en la opción “trámites académicos”, cancelación semestre, redacta los motivos por los cuales solicita la cancelación del semestre y finalmente da clic en el botón "solicitar cancelación" que se encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla.
Las fechas de cancelación de cursos han estado publicadas en el calendario académico de la Universidad, estableciéndose siempre después del segundo corte.
Tres días hábiles después del ingreso de la nota ante la oficina de Registro y Control por parte de los programas o departamentos.
La materia no se encuentra asociando a su plan de estudio y debe hablar con su Programa Académico para solucionar esta incidencia.
Debe obtener una calificación definitiva inferior a tres puntos cero (3.0) e igual o superior a dos punto cinco (2.5).
La habilitación tendrá un valor del cincuenta por ciento (50%) de la calificación definitiva y el cincuenta por ciento (50%) restante será la calificación correspondiente a la obtenida durante el período académico.
Para los cursos teóricos que no tengan algún componente práctico. Los cursos de prácticas formativas y de trabajo de grado no pueden habilitarse. La habilitación debe comprender la totalidad de los temas del curso regular y le corresponde el control de esta disposición al director del programa.
Las fechas establecidas para la generación de polígrafos se encuentran establecidas en el calendario académico de cada periodo, una vez finalizado el semestre los polígrafos se están actualizando constantemente según los reportes de calificaciones enviados por los programas académicos.
Para este tipo de inquietudes el estudiante debe comunicarse con el director de su respectivo programa.
Debe notificar al programa académico con el fin de que ellos validen la solicitud para aprobación o rechazo de la misma.
Aplica en los casos de:
NOTA: si la incapacidad supera el veinte por ciento (20%) del tiempo total del período académico, el estudiante deberá cancelar el (los) curso(s).
VERIFICACIÓN DEL REGISTRO DE HOMOLOGACIÓN DE CURSOS.
El Procedimiento Institucional define que el programa Académico debe regresar a Registro y Control Académico los Documentos para su respectiva revisión y custodia, es solo un parte del proceso, ya que sin la plena aprobación de los cursos homologados la matricula no se actualiza a los cursos reales que el estudiante requiere ver.
No, se debe inscribir como estudiante nuevo nacional a la Universidad.
El máximo número de créditos académicos homologados a un estudiante de transferencia externa será del cuarenta por ciento (40%) del total de créditos académicos del programa para el cual fue admitido. El máximo número de créditos académicos homologados a un estudiante de la Universidad de Santander que cambia de programa será del cincuenta (50%) del total de créditos académicos del programa para el cual fue admitido. El máximo número de créditos académicos homologados a un graduado de la Universidad de Santander que quiere cursar un programa afín a su profesión, será del sesenta (60%) del total de créditos académicos del programa para el cual fue admitido.
OTRAS
La tarjeta profesional es un trámite personal del estudiante, la universidad no realiza trámites para tarjetas profesionales.
Los contenidos programáticos son expedidos por la dirección o coordinación académica respectiva.
El recibo de pago de contenidos programáticos se descarga desde la página institucional en "otros pagos" seleccionando en categoría "facultad" y en servicio "contenido programático" seleccionar la cantidad de materias. Posterior al pago debe presentar el recibo con la secretaria del programa académico.
Para restablecer la contraseña en SIGA-UDES debe ingresar al link de cada Campus, así:
Se relacionan video tutorial de cómo gestión el cambio de clave:
Aplicativo Master: https://instructivos.udes.edu.co/v2/index.php/search_by/master/1/4
Aplicativo galileo: https://instructivos.udes.edu.co/v2/index.php/search/galileo/1
Aplicativo génesis: https://instructivos.udes.edu.co/v2/index.php/search/genesis/1
Porque desde registro y Control se busca, proteger la información personal, y Académica del estudiante, así mismo porque dentro de la institución educativa el estudiante adquiere una información que genera parámetros de seguridad y búsqueda para facilitar todos los tramites académicos.
Brindar la información básica: nombre y código del estudiante, sede, programa académico, si tiene información de sus cursos igualmente código, nombre y letra de grupos, y un pequeño párrafo con la novedad presentada. Así todo el tramite será más dinámico y efectivo.
La dependencia encargada de realizar los registros de diplomas y actas de grado ante el Ministerio de Educación Nacional es la oficina de Secretaría General.
Según la ley 1581 de 2012 de protección de datos personales, es necesario confirmar datos básicos para poder brindar la información al estudiante y confirmar que sea el titular de los datos.
Legalización:
Debe enviar por medio de correo electrónico los siguientes documentos:
Anticipo:
Debe enviar por medio de correo electrónico el recibo de pago del certificado, indicando que desea solicitar el anticipo ante Ecopetrol.
Pago directo:
Debe enviar por medio de correo electrónico los siguientes documentos:
De acuerdo con el artículo 22 del Reglamento Académico “todo estudiante de cualquier Programa de Pregrado en la Universidad de Santander debe matricular y aprobar un número mínimo de horas de Bienestar Universitario, en cualquiera de las actividades que ofrece la Institución en concordancia con el Reglamento de Bienestar Universitario y lo establecido en el acuerdo de aprobación de cada Programa Académico, como requisito para obtener su título profesional”.
Para programas profesionales el estudiante debe cumplir con 140 horas de cursos de Bienestar Institucional y para programas de Tecnologías se debe cumplir con 84 horas. La mayoría de cursos son de 28 horas semestrales, pero existen cursos de Selección o Representativos que tienen más horas semestrales.
Para la nueva digitalización del código estudiantil se debe agregar antes del código el (01) campus Bucaramanga (02) campus Cúcuta (03) campus Valledupar. Después de los dos primeros dígitos del código se debe agregar un cero(0) y continuar con el código normal: ejemplo 15102011 el nuevo código seria 01150102011.
Algunos módulos son exclusivos de los subprocesos y procesos. Si se desea tener acceso a estos se debe pasar la solicitud a Registro y Control Académico del módulo que se requiere, para que el proceso pueda analizar la solicitud
Puede actualizar los datos personales a través de las siguientes opciones:
Bucaramanga: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. con copia al Coordinador al correo: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Cúcuta: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. / Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Valledupar: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. con copia al Coordinador al correo: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.; inscripcióEsta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
El tiempo de respuesta por parte de registro y control académico es de 24 horas.
Si desea aplicar a cargos académicos o administrativos puede enviar su hoja de vida con todos los soportes a los siguientes correos electrónicos:
Nota: Los documentos presentados deben ser legibles y confiables.
El personal académico y/o administrativo se vincula a la Universidad de Santander a través de un contrato laboral que puede ser por obra o labor, término fijo inferior a un año, o término indefinido. Bajo esta forma, el personal goza de todos los beneficios legales y prestacionales exigidos por el ordenamiento Jurídico – colombiano.
Nota: Excepcionalmente y en los casos permitidos por la ley, podrán realizarse contratos civiles de prestación de servicios.
El artículo 78 del Código Sustantivo del Trabajo, refiere que, el período de prueba no puede exceder de dos (2) meses.
En los contratos de trabajo a término fijo cuya duración sea inferior a un (1) año, el período de prueba no podrá ser superior a la quinta parte del término inicialmente pactado para el respectivo contrato, sin que pueda exceder de dos (2) meses.
El colaborador debe diligenciar una encuesta suministrada por el subproceso de Talento Humano y que se encuentra para diligenciar por medio del siguiente enlace: https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=pJ786mHb1EChXdtXs2TA4N2RBmLtTLZBvu9fMkxQymlUOE9CRjAyNU9PNTk5VUY3WEZSSzQyUVdRSC4u. Tenga en cuenta: este beneficio se otorgará cuando sea informado al jefe inmediato, sea diligenciada la encuesta mencionada y la fecha del cumpleaños coincida con días laborales (lunes a viernes).
Porque la Institución quiere que goce y disfrute su día de cumpleaños, con su familia y allegados el mismo dia que este se celebra.
Si usted es trabajador de:
Las Cesantías son una prestación social; que el empleador debe pagar a sus trabajadores adicional al salario ordinario. De acuerdo con el artículo 249 del código sustantivo del trabajo, el trabajador tiene derecho a que se le pague un salario mensual por cada año de trabajo o proporcionalmente a la fracción de año trabajado por concepto de auxilio de cesantías.
El 31 de diciembre de cada año se hará la liquidación definitiva de cesantía, por la anualidad o por la fracción correspondiente, sin perjuicio de la que deba efectuarse en fecha diferente por la terminación del contrato de trabajo (Ley 50 de 1990). El valor liquidado por concepto de cesantía se consignará antes del 15 de febrero del año siguiente, en cuenta individual a nombre del trabajador en el fondo de cesantía que el mismo elija (Ley 50 de 1990).
Según el Ministerio de Trabajo, el objetivo de las cesantías es servir como auxilio para el trabajador en caso de quedar sin empleo. Sin embargo, este ahorro también puede ser utilizado para educación y compra de vivienda.
Las cesantías pueden usarse para:
Para autorizar el retiro de las cesantías consignadas en el fondo es necesario enviar la solicitud al correo electrónico del subproceso de Talento Humano de cada campus, indicando el motivo para el cual desea retirar sus cesantías. Posteriormente, usted recibirá un correo donde se le mencionan los documentos requeridos para dicho trámite de acuerdo al motivo de retiro de cesantías y el fondo de cesantías al cual está afiliado, para que usted los envíe al subproceso y se pueda iniciar con la gestión.
Este trámite es posible y puede enviarse hasta la fecha máxima de novedades notificada por la oficina de Talento Humano, enviando los documentos completos y requeridos a los siguientes correos electrónicos:
Las novedades de nómina se pueden reportar en cualquier momento; sin embargo, debe tenerse en cuenta la fecha límite para aplicar dichas novedades en la nómina, son los primeros diez (10) días de cada mes. Es decir que, las reportadas posteriormente a estas fechas, se considerarán para su aplicación en el mes subsiguiente.
Para administrativos, la jornada laboral a nivel nacional es de lunes a viernes 8:00 a.m. – 12:00 m. y 2:00 p.m. a 7:00 p.m. A excepción de Laboratorios, Biblioteca, Planta física, Logística e Informática, que por sus actividades y horario de atención extienden los mismos.
Nota: si usted es profesor, el horario estará sujeto al cumplimiento de las actividades y el horario de clase reportado en la Plataforma Master Web.
Las faltas al lugar de trabajo podrán justificarse siempre que la EPS respectiva, transcriba las incapacidades ordenadas por el médico particular, en caso contrario, podría quedar inmerso en una causal de incumplimiento en las obligaciones con la Universidad.
Debe informar a la oficina de Talento Humano y a su jefe inmediato hasta 8 horas siguientes a la eventualidad. Es decir, si su incapacidad fue expedida el 13 de julio de 2023, se debe reportar la incapacidad con todos los soportes a más tardar el 14 de julio de manera presencial o por medio de los siguientes correos electrónicos:
Los documentos que debe enviar por correo al momento de reportar una incapacidad son: la incapacidad original y la historia clínica y/o epicrisis.
Nota. Aplica para incapacidad por accidentes de trabajo.
Para las licencias de maternidad y/o paternidad es necesario radicar:
Para accidente de tránsito:
El no reportar las incapacidades a la oficina de Talento Humano durante las 8 horas siguientes a la eventualidad, o reportarlas extemporáneamente se considera como falta grave. Por lo tanto, podría quedar inmerso en una causal de incumplimiento en las obligaciones con la Universidad, quien podrá tomar medidas pertinentes.
Si es colaborador UDES y requiere asistencia médica, comuníquese con la línea de ARL AXA COLPATRIA #247 desde cualquier celular sin costo o al teléfono fijo al 01 8000 512 62, reciba información y diríjase a la IPS que se le indique.
De igual forma, el colaborador debe informar al área de Seguridad y Salud en el Trabajo por medio de su jefe inmediato para que este haga el respectivo reporte al área de SST y/o podrá realizarlo por medio de los siguientes contactos:
Bucaramanga:
PBX: 6516500 Ext. 1580, celular 3209045746
Correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. / Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Cúcuta:
Teléfono: 5791008 Ext. 4156
Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. / Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Valledupar:
Teléfono: (605) 5730073 Ext. 119
Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
NOTA: Este reporte debe realizarse dentro de las 48 horas siguientes a la ocurrencia.
Los accidentes de trabajo deben reportarse dentro de las 48 horas siguientes al hecho. En caso de no cumplir con dicho plazo, debe reportarse junto con la justificación de la extemporaneidad.
Puede comunicarse con la ARL Axa Colpatria en la línea #247 desde cualquier celular y a nivel nacional 01 8000 512 62 y solicitar el direccionamiento a la IPS o centro asistencial con el cual se tenga convenio según el tipo de accidente.
Los centros asistenciales a donde se debe dirigir en caso de un accidente de trabajo son:
Bucaramanga:
Cualquier centro asistencial que está más cerca a la ocurrencia. Debe presentar el documento y reportar que asiste por medio de la ARL Axa Colpatria
Cúcuta:
Preséntese en las siguientes clínicas con su documento de identidad:
Valledupar:
Preséntese en la Clínica Erasmo Ltda. ubicada en la Carrera 19 # 4C – 72 con su documento de identidad.
La Aseguradora de Riesgos Laborales a la que se encuentran afiliados los colaboradores de la Universidad de Santander es AXA Colpatria.
Nota: También aplica para estudiantes de prácticas formativas.
La Universidad de Santander cuenta con el convenio de Libranza con entidades financieras como: Banco de Bogotá, Davivienda, Comultrasan, Banco Itaú, Banco de Occidente, Cajasan, Coasmedas, Bancolombia y Coinversiones; también para otras modalidades de crédito, libre inversión, retanqueo, entre otros.
Para mayor información puede dirigirse a la oficina de Talento Humano.
Para salidas institucionales se deben reportar a través de la mesa de servicios en el siguiente link https://helpdesk.udes.edu.co/talenth/ debidamente diligenciado, soportado y aprobado por el jefe inmediato.
Nota: No se admiten hechos cumplidos, excepto que sean de fuerza mayor Tener en cuenta:
NOTA: En caso de urgencia comprobada o tratamientos por enfermedad grave, se deberá hacer directamente el trámite con el subproceso Talento Humano, para que evalúe la excepción a la regla del día de antelación. Solo se autorizan tres (3) solicitudes por otras causas al año.
Debe solicitarlo a través de la mesa de servicios del subproceso de Talento Humano, ingresando al siguiente link: https://helpdesk.udes.edu.co/talenth/
Los certificados laborales son expedidos a la mayor brevedad con fechas máximas entre 3 y 5 días hábiles, según el tipo de requerimiento.
Todas las actividades socializadas y programadas por la oficina de Talento Humano y Bienestar Institucional cuentan con permiso institucional.
Debe enviar un correo con excusa justificada a los siguientes correos electrónicos (según sea el caso).
En Bucaramanga:
En Cúcuta:
En Valledupar:
O ingresando al link que se les notifique al momento de la citación a la capacitación en cada uno de los campus.
El proceso de re categorización cuenta con tiempos definidos en la resolución 022 de 2022, la cual puede consultar en el enlace: https://udes.edu.co/images/la_universidad/normatividad/Res_022_procemiento_tramite_de_solicitudes_de_ascenso.pdf
Los certificados en segunda lengua válidos para tener en cuenta en el proceso de escalafón profesoral son los registrados en la resolución No. 008 de 2020, el cual puede consultar en el enlace: https://bucaramanga.udes.edu.co/images/la_universidad/documentos/resoluciones/resolucion-008-febrero-2020.pdf
De acuerdo con la Guía de salidas y/o permisos TAH-GU-002-UDES, la solicitud de permisos se debe solicitar anticipadamente de acuerdo al tiempo de permiso solicitado: puede ingresar y consultar en el siguiente link: https://sgc-vaf.udes.edu.co/component/phocadownload/category/264-documentos-talento-humano
TENGA EN CUENTA QUE
NOTA: En caso de urgencia comprobada o tratamientos por enfermedad grave, se deberá hacer directamente el trámite con el subproceso Talento Humano, para que evalúe la excepción a la regla del día de antelación. Solo se autorizan tres (3) solicitudes por otras causas al año.
Las solicitudes de aumento salarial se reciben anualmente, únicamente en el mes de noviembre y se realizan al líder de talento humano de su Campus por medio de correo electrónico, describiendo en el asunto "solicitud aumento salarial"; esto con el fin de poder tramitar y estudiar su solicitud, teniendo en cuenta el cumplimiento de los requisitos.
Según las siguientes tipologías, el profesor puede tener a su cargo estas horas máximas y mínimas:
La Universidad no tiene como requisito para contratación la libreta militar.
Los siguientes documentos son requeridos de acuerdo a la normatividad legal vigente (Decreto 1072 del 2015 y Resolución 0312 del 2019).
Nota: Si no se cumplen en totalidad los requisitos, no podrán iniciar labores.
Tenga en cuenta que, para poder realizar el proceso de contratación, deberá cumplir con el examen médico (no podrá iniciar a laborar sin haber cumplido este requisito).
Si existe una justificación válida por no asistencia al examen médico, deberá notificar por el mismo medio de la citación (correo electrónico) el motivo y por este mismo medio se le indicará una nueva fecha.
6:00 a.m. a 8:30 a.m. Máximo.
Una vez recibido el informe derivado de la inspección de puesto, deberá validar cuales fueron las recomendaciones generadas, y dar trámite a las mismas.
NOTA: En caso de tener dudas con las recomendaciones enviadas y el direccionamiento o gestión de las mismas, comunicarse con el área de Seguridad y Salud en el trabajo correspondiente a su Campus.
El colaborador al recibir la socialización del concepto médico ocupacional el cual llega a su correo electrónico deberá leer y acatar las recomendaciones médicas y ocupacionales emitidas en el concepto; con el fin de dar cumplimiento a las mismas.
Si dentro de las recomendaciones se indica continuar manejo médico o se recomienda ingresar a algún programa de salud en especial; es necesario que se solicite una cita médica con la EPS del afiliado; notificando al área de SST estas novedades de salud.
Es un deber dar cumplimiento a todas las actividades programadas por la institución; entendiéndose así: encuestas, reuniones, inducciones, capacitaciones y demás de interés institucional.
Tomando en cuenta los lineamientos institucionales; esta omisión se considera un incumplimiento a las obligaciones con la Universidad.
Bucaramanga
Línea gratuita nacional: 01 8000 91714
Línea fija nacional: (607) 6318179
PBX: (607) 6516500
Celular Pregrado: 318 712 22 23 – 321 479 7708
Celular posgrados: 3226499772 – 3226507280 – 3226528488
Cúcuta
Línea fija nacional: 574 8717
Celular Pregrado: 320 879 8667 - 3142479265 - 3214898563
Celular Posgrado: 3214899314
Valledupar
Línea fija nacional: (605) 574 00 73
Celular pregrado: 310 585 08 56 – 310 580 1095 – 310 429 7033
Celular posgrados: 312 210 4801
Puede visitar las oficinas del subproceso de Mercadeo Institucional en cualquiera de los campus, ingresar al enlace: https://udes.edu.co /orientacion, comunicarse al Whatsapp 318 712 2223, escribir al correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. o mediante los siguientes canales:
Bucaramanga
Cargo: Jefe Nacional de Mercadeo Institucional
WhatsApp: 3138093686 - 3214797708
Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Dirección: Calle 70 # 55 - 210 Lagos del Cacique
Cúcuta
Cargo: Coordinadora Mercadeo Institucional
Contacto celular: 3142479265 - 3208798667 - 3214898563
Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Dirección: Avenida 4 esquina # 10N - 61 Urbanización El Bosque
Valledupar:
Cargo: Coordinadora Mercadeo Institucional
Contacto celular: 3105850856 – 3105801095 – 3104297033 – 3122104801
Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. / Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Dirección: Cra. 6 N° 14-27
Puede contactarse con el subproceso de Mercadeo Institucional del campus respectivo para brindarle asesoría personalizada:
BUCARAMANGA
Cargo: Jefe Nacional de Mercadeo Institucional
Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Dirección: Calle 70 # 55-210 Lagos del Cacique
CÚCUTA
Cargo: Coordinadora Mercadeo Institucional
Celular: 3142479265 - 3208798667 - 3214898563
Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Dirección: Avenida 4 esquina # 10N - 61 Urbanización El Bosque
VALLEDUPAR
Cargo: Coordinadora Mercadeo Institucional
Celular: 3105850856 – 3105801095 – 3104297033 – 3122104801
Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. / Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Dirección: Cra. 6 N° 14-27
Adicionalmente, también puede ingresar a la página de la Universidad www.udes.edu.co, buscar el programa de interés y dar clic en el botón "habla ya con un asesor" podrá conocer más acerca del programa de su preferencia.
Puede comunicarse con el subproceso de Mercadeo Institucional mediante los canales relacionados a continuación para cada campus, y solicitar la programación de una visita del colegio al campus.
BUCARAMANGA
Cargo:Jefe Nacional de Mercadeo Institucional
Celular: 3209400720 – 3138093686
Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
CÚCUTA
Cargo: Coordinadora Mercadeo Institucional
Celular: 3142479265 - 3208798667
Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
VALLEDUPAR
Cargo: Coordinadora Mercadeo Institucional
Celular: 3105850856 – 3105801095 – 3104297033 – 3122104801
Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. / Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
De acuerdo al campus al cual se quiere inscribir, ingrese al enlace relacionado a continuación y realice su proceso de inscripción al programa que desea ingresar.
Bucaramanga: https://admisiones-buc.udes.edu.co/#/
Cúcuta: https://admisiones-cuc.udes.edu.co/#/
Valledupar: https://admisiones-val.udes.edu.co/#/
Presente su portafolio escribiendo al correo del proceso Mercadeo Institucional de acuerdo a la ubicación del campus:
Valledupar: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. / Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
A continuación se relacionan los documentos que se requieren para la inscripción de un aspirante nacional (nacido y registrado en Colombia) o aspirante nacido en el extranjero formalmente nacionalizado en Colombia.
Enlace de inscripción: https://bucaramanga.udes.edu.co/admisiones
A continuación, se relacionan los documentos que se requieren para la inscripción de un aspirante nacido en el extranjero con documento de identidad que le acredita como extranjero.
Para la inscripción requiere:
Para la inscripción requiere:
NOTA: El correo de recepción de los documentos mencionados es: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Para transferencia interna entre campus o entre programas UDES se requiere que se aporten los siguientes documentos:
Los documentos que se requieren para movilidad internacional extranjeros (estudiantes en movilidad interinstitucional extranjeros) son:
Se requieren los siguientes documentos:
Transferencia externa: aplica para aspirantes que han adelantando estudios en otra Institución de Educación Superior.
Los documentos requeridos son:
NOTA: El único documento que puede quedar pendiente al momento de la inscripción es la carta de buena conducta; requisito que debe hacer llegar para la matrícula académica o firmar carta de compromiso por noventa (90) días calendario. El formato de compromiso solo será entregado (personalmente o mediante correo electrónico) al momento de la matrícula académica.
No es posible, para que el pago pueda ser válido de un semestre a otro, se requiere que el aspirante haya culminado el proceso de inscripción, haya sido admitido y esté dentro del mismo año de inscripción, dado que la inscripción, tiene vigencia de un año fiscal, es decir, dos semestres dentro del mismo año (ejemplo: 2022 A y 2022 B).
Por ejemplo, si se inscribe al programa de Medicina en el semestre 2022-A y es admitido, pero por problemas familiares no se logra matricular; el valor de la inscripción de ese período es válido para el período B-2022, debiendo realizar la solicitud ante la oficina de crédito y cartera. Si el pago de la inscripción se realiza en el período B-2022, no será válido para el período A-2023, porque es otro año.
Luego de ser validados los documentos de inscripción por Registro y Control Académico, el aspirante es citado para realizar la entrevista.
Para los programas de Medicina en los tres campus y Fisioterapia en Valledupar, se realiza examen y entrevista de admisión y se tiene en cuenta el resultado de las pruebas Saber 11.
Una vez el admitido realiza el pago de su matrícula financiera, debe esperar a que Crédito y Cartera realice la activación de su matrícula académica. Posteriormente, debe dirigirse con el Director del programa académico para realizar la matrícula de horarios y recibir orientación de las aulas de clase.
Entidades en convenio como: Coinversiones, Coopfuturo, Comultrasan, Sufi, ICETEX. Para mayor información puede ingresar a https://udes.edu.co/credito-y-cartera/financiacion
Adicional a los requisitos de documentación para aspirantes nacionales a programas de pregrado, se requiere:
¿Dónde se puede consultar la oferta académica de pregrado y posgrado de la Universidad?
Ingresando a la página de cada campus, podrá identificar los programas académicos ofertados por la Universidad:
Adicionalmente, en búsqueda avanzada podrá filtrar los programas académicos por campus y facultades.
Ingrese a los siguientes enlaces para conocer la oferta de educación continua o escriba al correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. o al número de WhatsApp 3169350748.
Ingresando al enlace https://www.udes.edu.co/matriculas-y-notas/241-calendario-academico puede consultar el calendario académico respectivo para cada semestre lectivo donde se indican las fechas de inicio de clases.
Puede realizar el pago en los bancos autorizados reflejados en el recibo de matrícula. Para mayor información frente a llos medios de pago, puede consultar la sección de preguntas frecuentes del subproceso Crédito y Cartera, en el siguiente enlace: https://sgc-vaf.udes.edu.co/conocimiento/2-uncategorised/82-preguntas-frecuentes-credito-y-cartera.
Si es aspirtante colombiano con estudios en el extranjero y no cuenta con resultados de pruebas equivalentes a Sber 11, debe anexar el documento de participación y firmar el formato de compromiso para presentar las pruebas SABER11 en la fecha inmediatamente siguiente, según calendario ICFES.
Los formatos de compromiso solo serán entregados (personalmente o mediante correo electrónico) al momento de la matrícula académica.
Si puede ya que por directrices institucionales se estableció que solo en caso en que el grado de bachiller (en Colombia) esté programado en fecha posterior a la inscripción, puede quedar pendiente la entrega del acta y diploma de bachiller. Los aspirantes graduados deben aportar la documentación completa.
En el caso de aspirante nacional con estudios en el extranjero, debe adjuntar diploma apostillado en el país donde se graduó y convalidación expedida por el Ministerio Nacional de Colombia (si no cuenta con la convalidación, debe evidenciar de que dicho documento se encuentra en trámite).
Ingresando al enlace https://www.udes.edu.co/matriculas-y-notas/243-descuentos-en-matriculas podrá encontrar el Acuerdo de becas y descuentos vigente, donde podrá consultar y aplicar.
Ingresando al aplicativo de Génesis con su clave y usuario, dando clic al logo de “Descuentos” y completando los datos personales, adjuntando los documentos requeridos según el tipo de solicitud, cada uno escaneado en PDF.
Puede ingresar al programa de interés, para conocer la información completa del programa, incluido el valor vigente de matrícula e inscripción:
Por medio de la página web de la universidad, puede ingresar al programa de interés y posteriormente, en el costado izquierdo encontrar el plan de estudios correspondiente al programa.
El responsable es el subproceso de compras que gestiona la adquisición de bienes y servicios, para el desarrollo de las actividades de la institución, aplicando estándares de Calidad, Eficiencia y Oportunidad.
Tenga presente los siguientes ítems antes de solicitar una compra:
1. Identifique la necesidad (bienes o servicios) y el plazo en el cuál requiere atender dicha necesidad.
2. Solicite concepto técnico (en los casos que se requiera) a los subprocesos:
3. Solicite una cotización de referencia para conocer el costo de la solicitud y tener como base para elaborar la requisición a presupuesto, tenga en cuenta los tiempos establecidos por el proveedor para entrega de los productos o servicios definidas en las cotizaciones al momento de realizar las solicitudes presupuestales.
La requisición con la aprobación presupuestal, la cotización o propuesta de referencia y/o conceptos que apliquen a la compra.
El tiempo de gestión por parte del subproceso Compras es de 1 a 11 días hábiles, para dar respuesta a las solicitudes, desde que se recibe la requisición, siempre y cuando esta cumpla con todos los requisitos. Si el subproceso debe solicitar información adicional al solicitante/proveedor, este proceso puede generar demora en la respuesta.
El tiempo de entrega de la compra depende de los tiempos de respuesta y envío del producto por parte del proveedor y su proximidad al punto de entrega en compras, posterior a esto se tiene establecido 3 días máximo para reporte al cliente.
Los tiempos de entrega de pedidos están condicionados en las cotizaciones enviadas por los proveedores, y las condiciones sociales, económicas y ambientales a nivel regional, nacional e internacional por lo cual su pedido en condiciones normales llegará:
Puede consultar la fecha de vencimiento para la entrega del pedido en la parte superior derecha de la orden de compra que se envía a su correo electrónico.
Debe enviar correo al subproceso de compras, informando la urgencia que tiene para la entrega del pedido de manera prioritaria.
Bucaramanga: jefedeEsta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. ; Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Valledupar: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
A cualquier proveedor o empresa legalmente constituidas que cumpla con los requisitos contemplados por el subproceso de compras.
Los proveedores inscritos pueden ser consultados en el aplicativo de proveedores UDES, mediante el link comunicado por el subproceso de compras.
En caso de requerir asesoría para consulta de proveedores a cotizar puede comunicarse con el subproceso de compras:
Bucaramanga
PBX: (607) 6516500 ext. 1753
Cúcuta
PBX: (607) 5748717 ext. 4148
Valledupar
PBX: (605) 5730073 ext. 107
E-mail: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Los criterios establecidos para evaluación y selección de los proveedores de la Universidad de Santander son:
La cotización debe incluir lo siguiente:
Una vez aprobada la solicitud por parte del subproceso de presupuesto, ésta es remitida al subproceso de compras en medio físico o electrónico para gestión, lo cual puede demorar, entre 1 a 2 días después de que presupuesto notifica la aprobación presupuestal a su correo electrónico.
Debe comunicarse con el subproceso de compras e informar el código de autorización presupuestal que le fue notificado por presupuesto o el número de la orden de compra si ya le fue notificada.
Para ser proveedor de la Universidad de Santander UDES debe inscribirse en el siguiente enlace: https://proveedoresnew.udes.edu.co/Inscripciones/Inscripciones.aspx , y adjuntar la documentación actualizada requerida en el formulario de inscripción, dando cumplimiento a requisitos legales e institucionales.
Se pueden presentar demoras en la atención de las solicitudes por las siguientes razones:
Para recepción de facturas electrónicas a nivel nacional: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Para recepción de documentos equivalentes o cuentas de cobro de no obligados a facturar electrónicamente:
Bucaramanga: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Cucuta: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Valledupar: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Las fechas de vencimiento de las facturas están sujetas al acuerdo comercial pactado, por lo cual el proveedor debe indicar en la factura de venta la fecha de vencimiento pactada. En caso de no mencionarse en la factura o registrarse la misma fecha de emisión, se tomará como fecha de vencimiento el plazo de pago acordado en la orden de compra.
Por efectos del cierre contable institucional, se solicita a los proveedores pasar facturas de venta del 01 hasta el día 20 de cada mes, sujeta a aceptación del proveedor.
Si, el RUT debe ser generado con fecha al año actual, debe tener las actividades económicas vigentes de acuerdo a clasificación definida por la DIAN y del servicio prestado a la institución.
En el contrato de servicios, los aportes a seguridad social se deben realizar como trabajador independiente, sobre el IBC (ingresos base de cotización) de 40% de los ingresos mensuales siempre que la base mínima no sea inferior a un salario mínimo.
El pago de la seguridad social se calcula tomando el valor total de contrato y multiplicándolo por 40%, luego ese resultado se multiplica por 29.022% (salud, pensión y ARL) y ese valor final es lo que debe pagar de seguridad social.
Si es pensionado debe presentar resolución de Pensión y pagar Salud y ARL (toma el valor total del contrato y lo multiplica por 40%, ese resultado lo multiplica por 13.022% y el valor final es lo que debe pagar por seguridad social).
Nota: el porcentaje de los aportes podrá variar de acuerdo con la clasificación del riesgo del aportante.
Si el pedido se encuentra en etapa de edición, el solicitante puede modificar la información de su pedido así:
Si el pedido ya se encuentra aprobado por el líder de centro de costos y se ha cumplido el tiempo de cierre de pedidos, debe solicitar por correo electrónico habilitar el pedido y contará con un tiempo de 2 días para modificarlo, a partir de la notificación de atención de su solicitud.
En caso excepcional y no repetitivos que olvide hacer su pedido en las fechas establecidas (5 últimos días hábiles del mes) usted puede enviar un correo electrónico al líder del subproceso de Compras realizando la solicitud de que se le habilite un pedido extemporáneo para que pueda realizar la solicitud.
Bucaramanga
E-mail: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
PBX: (607) 6516500 Ext. 1750
Cúcuta
E-mail: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
PBX: (607) 5748717 Ext. 4221
Valledupar
E-mail: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
PBX: (605) 5730073 Ext. 109
Cuando se detecte una compra defectuosa esta se debe reportar al subproceso de Compras de manera inmediata.
Sí, siempre y cuando se cuente con la aceptación y disponibilidad por parte del proveedor, en los casos que aplique. Cuando son productos importados, o bienes y servicios específicos, es muy difícil realizar un cambio de producto, por esto se requiere en la etapa de planear definir bien la necesidad antes de solicitar la compra.
La liquidación, oficina de Causación. Para solicitar información notificar a los siguientes correos:
Cúcuta: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Valledupar: auxiliar.Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
La certificación de impuestos, se consulta y descargan certificados desde el link de proveedores https://proveedoresnew.udes.edu.co/Inicio/Login.aspx con el usuario y contraseña asignadas, donde podrán descargar los certificados de impuestos generados; así como, los reportes de las facturas pagadas.
La entrega de los pedidos de almacén de aseo, cafetería, papelería y oficina se realizan según fechas establecidas en el calendario que se comparte por el subproceso de compras antes de iniciar el primer pedido del año por correo electrónico a todos los empleados académico - administrativos.
Los plazos de pago a crédito están sujetos a acuerdos con los proveedores:
No, el centro de costos solicitante debe gestionar solo una cotización base para el trámite de su solicitud presupuestal, a excepción de solicitud de cotizaciones adicionales por parte de Presupuesto, la Dirección Financiera o Jefatura Administrativa y Financiera en los campus de Cúcuta y Valledupar.
Las cotizaciones adicionales a la aprobación presupuestal, serán solicitadas por el subproceso de Compras directamente a los proveedores según política institucional que aplique.
En las cotizaciones el proveedor debe indicar el tiempo de garantía del producto o servicio y también debe ir discriminada en la factura de venta del proveedor o respaldado con carta o correo donde indique la garantía.
Si la inquietud es en el momento de entrega, el subproceso Compras le puede suministrar la información. Si ya ha transcurrido algún tiempo, debe comunicarse con el subproceso de Activos fijos para conocer la información (en los casos que la compra sea un activo).
El proveedor deberá actualizar información de manera anual y cada que se presente modificaciones en el objeto de su actividad (razón social, teléfono, dirección, actividades económicas, responsabilidades tributarias, representante legal, entre otras).
Sobre la actualización de documentación se debe tener en cuenta:
Nota: De acuerdo al tipo de servicio que el proveedor vaya a suministrar, está sujeto la actualización de otros documentos legales.
Los requisitos se han definido en la Guía de requisitos de documentos para aprobación presupuestal y pagos: https://sgc-vaf.udes.edu.co/component/phocadownload/category/284-documentos-sgc-vaf
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