Los documentos que se debe presentar para el pago de una factura se pueden consultar en la guía de requisitos para pago de proveedores, ingresando al link: https://sgc-vaf.udes.edu.co/component/phocadownload/category/60-procedimientos-tesoreria.
Se puede comunicar al subproceso de Tesorería a los siguientes números:
Bucaramanga
PBX: (607) 6516500 Ext. 1880 y 1881
E-mail: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. / Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Para solicitar pago de honorarios por prestación de servicios, debe presentar la siguiente documentación:
La institución tiene definidas una fecha para la entrega de documentos e iniciar el trámite de pago, hasta el 20 de cada mes.
La universidad de Santander tiene aprobado por parte de la Dirección Financiera dos planeaciones de pagos mensuales en los campus de Cúcutay Valledupar. En el campus de Bucaramanga se tiene una planeación semanal.
Las retenciones aplicadas a las facturas se suministran a cada uno de los correos electrónicos de los proveedores a través de nuestro sistema de notificación a proveedores una vez se hace efectiva la trasferencia, en caso de no recibir dicha información solicitarla a través de los correos electrónicos: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. / Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..
Actualmente el pago con cheques está restringido en la Universidad. De acuerdo con el procedimiento TES-PR-003-UDES “Cuentas por Pagar”, todo cheque se emite con sello de: “páguese únicamente al primer beneficiario”. Cuando el beneficiario requiera que el sello sea levantado, se requiere solicitud escrita, justificando por qué no acepta el pago por transferencia y anexar documento de identidad.
De acuerdo con el procedimiento TES-PR-003-UDES “Cuentas por Pagar”, la universidad cuenta con tres modalidades de pagos:
Adicionalmente, hay pagos con cheque, uso restringido, solo aplica para los siguientes conceptos: Pagos (Embargos), Cuentas AFC (libranzas que no puedan pagarse mediante transferencia), Pólizas, servicios públicos que no tienen convenio con entidad financiera aquellos que no se pueden pagar de las formas anteriormente mencionadas, siempre y cuando haya previa autorización de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera o la Dirección Financiera.
Cuando el beneficiario solicita pago con abono en cuenta, mediante autorización escrita en la factura equivalente o documento externo, se realiza la correspondiente consignación. Asimismo, aplica para pago directo en embargos, libranzas, impuestos, obligaciones bancarias y demás pagos autorizados.
Una vez cumplido los requisitos de aprobación de devolución por el CAE, elaboración de nota crédito por el subproceso de Crédito y Cartera y de la aprobación de la Dirección Financiera, el subproceso de Tesorería programará el pago a través de un giro empresarial a nombre del estudiante u acudiente autorizado, en caso que sea menor de edad. Para hacer el retiro, debe acercarse a cualquier oficina del Banco de Bogotá en el país y presentar su documento de identidad original en las cajas del Banco.
Tesorería se encarga de tramitar el giro bancario una vez las devoluciones son aprobadas por el CAE (Comité de Asuntos Estudiantiles) y se realice el trámite en los subprocesos de Crédito y Cartera.
Las solicitudes especiales relacionadas con: cambio en modalidad de pago en los campus se realiza ante la Jefatura Administrativa y Financiera, quien realizará el respectivo trámite ante la Dirección Financiera. Para el cambio en la modalidad de pago puede consultar el TES-PR-003-UDES ( página 2).
Si, los pagos en efectivo sólo se realizan por caja menor siempre y cuando la cuantía sea menor al valor máximo aprobado en la caja menor, consultar la guía para el manejo de cajas menores.
No, Se deben cumplir los lineamientos legales, institucionales, y la documentación del subproceso.
Para pago de honorarios por concepto de servicios técnicos y profesionales, se debe presentar planilla pagada de la seguridad social según normatividad vigente. Si el proveedor es pensionado debe presentar el acta o resolución de notificación pensional (se presenta por única vez), esto para constancia que no está obligado a pagar el aporte de pensión.
El pago del FIC (Fondo para la Industria de la Construcción), de conformidad a la actividad 41 y 43 del CIIU. se debe adjuntar al momento de facturar el valor total del contrato.
El pago de las pólizas se debe cumplir si está estipulado en el contrato.
Documento equivalente a la Factura DIF-FT-006-UDES. Descargue la versión actualizada en el enlace: https://sgc-vaf.udes.edu.co/component/phocadownload/category/94-formatos-gestion-financiera
Después de su aprobación presupuestal pasa a contabilidad y luego a tesorería si llegan vencidos se da pronto pago a través de un pago fuera de la planeación y si llegan a tiempo se planean de acuerdo a la fecha en que se realiza el viaje.
Una vez se tiene aprobación presupuestal, la solicitud pasa a contabilidad y luego a tesoreria. Sí llegan vencidos se hacen por disfon manual y sí llegan a tiempo, los pagos se planean de acuerdo a la fecha en que se realiza el viaje.
Universidad de Santander UDES Cra 29 No. 47 - 32 Bucaramanga - Colombia
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