El responsable es el subproceso de compras que gestiona la adquisición de bienes y servicios, para el desarrollo de las actividades de la institución, aplicando estándares de Calidad, Eficiencia y Oportunidad.
Tenga presente los siguientes ítems antes de solicitar una compra:
1. Identifique la necesidad (bienes o servicios) y el plazo en el cuál requiere atender dicha necesidad.
2. Solicite concepto técnico (en los casos que se requiera) a los subprocesos:
3. Solicite una cotización de referencia para conocer el costo de la solicitud y tener como base para elaborar la requisición a presupuesto.
Se gestiona la compra con la requisición que debe tener la aprobación presupuestal.
El tiempo de gestión por parte del subproceso Compras es de 1 a 11 días hábiles, para dar respuesta a las solicitudes, desde que se recibe la requisición, siempre y cuando esta cumpla con todos los requisitos. Si el proceso debe solicitar información adicional al solicitante este proceso puede generar demora en la respuesta.
El tiempo de entrega de la compra depende de los tiempos de respuesta y envío del producto por parte del proveedor y su proximidad al punto de entrega.
Debe escribir un correo electrónico a las líderes del subproceso de compras, informando la urgencia que tiene para la entrega del pedido de manera prioritaria.
Valledupar: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
A cualquier proveedor o empresa legalmente constituidas que cumpla con lo requisitos contemplados por el subproceso de compras. En caso de requerir asesoría para consulta de proveedores a cotizar puede comunicarse con el subproceso de compras:
Bucaramanga
PBX: (607) 6516500 ext. 1753
Cúcuta
PBX: (607) 5748717 ext. 4148
Valledupar
PBX: (605) 5730073 ext. 107
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Los criterios establecidos para evaluación y selección de los proveedores de la Universidad de Santander son:
1. Aspectos legales:
2. Aspecto financiero:
3. Aspecto regional:
4. Certificados de calidad y/o acreditaciones.
La cotización debe incluir lo siguiente:
Una vez aprobada la solicitud por parte del subproceso de presupuesto, ésta es remitida al subproceso de compras en medio físico o electrónico para gestión, lo cual puede demorar, entre 1 a 2 días después de que presupuesto notifica la aprobación presupuestal a su correo electrónico.
Debe comunicarse con el subproceso de compras y tener a la mano el código de autorización presupuestal que le fue notificado por presupuesto o el número de la orden de compra si ya le fue notificado.
Para ser proveedor de la Universidad de Santander UDES debe inscribirse en el siguiente enlace: https://proveedores.udes.edu.co/Form/InscripcionPro.aspx, y adjuntar la documentación actualizada requerida en el formulario de inscripción, dando cumplimiento a requisitos legales e institucionales.
Los tiempos de entrega de pedidos están condicionados en las cotizaciones enviadas por los proveedores, y las condiciones sociales, económicas y ambientales a nivel regional, nacional e internacional por lo cual su pedido en condiciones normales llegará:
Puede consultar la fecha de vencimiento para la entrega del pedido en la parte superior derecha de la orden de compra que se envía a su correo electrónico.
Se pueden presentar demoras en la atención de las solicitudes por las siguientes razones:
Deben enviarse al único correo autorizado para recibir las facturas electrónicas a nivel nacional: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Las fechas de vencimiento de las facturas están sujetas al acuerdo comercial pactado, por lo cual el proveedor debe indicar en la factura de venta la fecha de vencimiento pactada.
Por efectos del cierre contable institucional, se solicita a los proveedores pasar facturas de venta del 01 hasta el día 20 de cada mes, sujeta a aceptación del proveedor.
Si, contabilidad exige que se presente el RUT con fecha descargada al año actual. El RUT debe tener las actividades económicas vigentes de acuerdo a clasificación definida por la DIAN, la fecha de vigencia depende de la actualización de las actividades económicas. Para trámite de cuentas la fecha de generación del documento debe ser del año de prestación del servicio.
En el contrato de servicios, los aportes a seguridad social se deben realizar como trabajador independiente, sobre el IBC (ingresos base de cotización) de 40% de los ingresos mensuales siempre que la base mínima no sea inferior a un salario mínimo.
El pago de la seguridad social se calcula tomando el valor total de contrato y mutiplicandolo por 40%, luego ese resultado se multiplica por 29.022% (salud, pensión y ARL) y ese valor final es lo que debe pagar de seguridad social.
Si es pensionado debe presentar resolución de Pensión y pagar Salud y ARL (toma el valor total del contrato y lo multiplica por 40%, ese resultado lo multiplica por 13.022% y el valor final es lo que debe pagar por seguridad social).
Si el pedido se encuentra en etapa de edición, el solicitante puede modificar la información de su pedido así:
En caso excepcional que olvide hacer su pedido en las fechas establecidas (5 últimos días hábiles del mes) usted puede enviar un correo electrónico al líder del subproceso de Compras realizando la solicitud de que se le habilite un pedido extemporáneo para que pueda realizar la solicitud.
Bucaramanga
E-mail: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
PBX: (607) 6516500 Ext. 1750
Cúcuta
E-mail: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
PBX: (607) 5748717 Ext. 4221
Valledupar
E-mail: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
PBX: (605) 5730073 Ext. 3002
Cuando se detecte una compra defectuosa esta se debe reportar al subproceso de Compras de manera inmediata.
Sí, siempre y cuando se cuente con la aceptación y disponibilidad por parte del proveedor, en los casos que aplique. Cuando son productos importados, o bienes y servicios específicos, es muy difícil realizar un cambio de producto, por esto se requiere en la etapa de planear definir bien la necesidad antes de solicitar la compra.
La oficina de Contabilidad. Para solicitar información notificar a los siguientes correos:
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Valledupar: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
La entrega de los pedidos de almacén de aseo, cafetería, papelería y oficina se realizan según fechas establecidas en el calendario que se comparte por el subproceso de compras antes de iniciar el primer pedido del año por correo electrónico a todos los empleados académico - administrativos.
Los plazos de pago a crédito están sujetos a acuerdos con los proveedores:
No, el centro de costos solicitante debe gestionar solo una cotización base para el trámite de su solicitud presupuestal, a excepción de solicitud de cotizaciones adicionales por parte de Presupuesto, la Dirección Financiera o Jefatura Administrativa y Financiera en los campus de Cúcuta y Valledupar.
Las cotizaciones adicionales a la aprobación presupuestal, serán solicitadas por el subproceso de Compras directamente a los proveedores según política institucional que aplique.
En las cotizaciones el proveedor debe indicar el tiempo de garantía del producto o servicio y también debe ir discriminada en la factura de venta del proveedor o respaldado con carta o correo donde indique la garantía.
Si la inquietud es en el momento de entrega, el subproceso Compras le puede suministrar la información. Si ya ha transcurrido algún tiempo, debe comunicarse conel subproceso de Activos fijos para conocer la información (en los casos que la compra sea un activo).
El proveedor deberá actualizar información cada que se presente modificaciones en el objetivo de su actividad (razón social, teléfono, dirección, actividades económicas, responsabilidades tributarias, representante legal, entre otras).
Sobre la actualización de documentación se debe tener en cuenta:
Nota: De acuerdo al tipo de servicio que el proveedor vaya a suministrar, está sujeto la actualización de otros documentos legales.
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