NORMALIZACIÓN
CORRESPONDENCIA Y COMUNICACIONES
CONSERVACIÓN, CONSULTA Y PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
RECUPERACIÓN DE ARCHIVOS
ASESORÍA Y CAPACITACIÓN
Usted puede adquirir los siguientes servicios así:
A través de la Mesa de ayuda https://helpdesk.udes.edu.co/lanzadera/
Vía telefónica
Consultas rápidas sobre elaboración y trámite de comunicaciones. Llame a las extensiones del campus respectivo.
Se puede contactar por medio telefónico o correo electrónico:
Sitio web institucional del proceso Gestión Documental
En el Procedimiento GED-PR-004-UDES "Control de Documentos y Registros", se determinan los aspectos de presentación y contenidos mínimos para elaboración de documentos como: Manuales, Caracterizaciones, Procedimientos, Instructivos, Guías, Protocolos, Formatos, entre otros. Encuentre el documento en el siguiente enlace: https://sgc-vaf.udes.edu.co/component/phocadownload/category/280-documentos-gestion-documental
Se realiza solicitud de creación, modificación o eliminación a través del aplicativo Kawak y se sigue la ruta de elaboración, revisión y aprobación por los responsables determinados en Procedimiento GED-PR-004-UDES "Control de Documentos y Registros" el cual puede consultar en el enlace: https://sgc-vaf.udes.edu.co/component/phocadownload/category/280-documentos-gestion-documental
El Archivo Central es el área encargada del recibo y custodia de los documentos transferidos del archivo de gestión.
En el Archivo Central de la UDES se conserva el acervo documental de la Universidad, que sirve de soporte para la función académica y administrativa, producidos en el transcurso de su historia y que sirve de testimonio y prueba de la evolución de la misma en el tiempo, como apoyo a la investigación histórica y cultural.
Los documentos al interior de una carpeta se ordenan cronológicamente, de tal forma que evidencie la secuencia de los trámites. Al abrir la carpeta o expediente se encontrará primero la información más antigua y al finalizar la información reciente. Esta información la puede encontrar en el Instructivo GED-IN-002-UDES "Organización de Archivos de Gestión y Transferencias Documentales". Puede consultar este instructivo en el enlace: https://sgc-vaf.udes.edu.co/component/phocadownload/category/280-documentos-gestion-documental
La foliación es el acto de enumerar cada folio que conforma un expediente.
El número máximo de folios por expediente en carpeta o legajo es de 200, si la unidad de conservación es una AZ es de 300
Se debe foliar los documentos inscritos en el formato GED-FT-024-UDES “Listado Guía de Series, Subseries, Tipos Documentales”, aquellos que por los resultados de su valoración deba ser conservada en Archivo Central o Archivo Histórico, o que va ser sometida a procesos de reproducción.
Para desarrollar la actividad de foliación tenga en cuenta:
La foliación sí se puede corregir, cuando se presenta errores en la foliación está se puede corregir de la siguiente forma:
Las cajas de archivo se deben organizar ubicándolas desde la parte superior izquierda del estante de manera ordenada y consecutiva hacia la derecha conservando este orden en cada entrepaño.
Para el diligenciamiento del campo de ubicación en el rotulo, se debe tener en cuenta el siguiente orden:
Para archivador
1. Número de archivador
2. Número de Gaveta
3. Número de Carpeta o Legajo
Ejemplo: 01-02-12
Para Cajas:
1. Número de Carpeta o Legajo
2. Número de Caja
3. Número de Estante
4. Número de Entrepaño
Ejemplo: 524-535-31-02
Para registrar la documentación bajo custodia en el Archivo de Gestión o aquella que se transfiere al Archivo Central se diligencia el formato GED-FT-005-UDES Inventario único documental.
El inventario documental se realiza para:
Una transferencia documental es la remisión de documentos del archivo de gestión al Archivo Central en cumplimiento de los tiempos establecidos en Listados guías de series o luego de una valoración documental. Para realizar la transferencia se debe atender los lineamientos establecidos en el Instructivo Organización de Archivos de Gestión y Transferencias Documentales GED-IN-002-UDES, previamente se debe comunicar con el proceso de Gestión Documental para recibir asesoría de la actividad.
Los pasos para realizar una transferencia documental son:
Al Archivo Central no se pueden transferir documentos en AZ, estos deben ser legajados según procedimiento.
La documentación conservada en el Archivo Central puede ser consultada por la comunidad UDEISTA, a través de un miembro de la Unidad Productora de la Información, la autorización estará sujeta a la restricción de acceso que tienen algunas series debido a su confidencialidad. Así mismo, se atenderán las solicitudes de entes legales debidamente acreditados.
La digitalización técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.
Los documentos se conservan para:
La información se debe proteger para evitar que sea utilizada con una finalidad distinta para la cual se proporcionó, evitando con ello se afecten otros derechos y libertades. Por ejemplo, que se utilice de forma incorrecta.
Entre otras buenas prácticas, se debe:
Para la comunidad académico administrativa existen los siguientes medios:
Sitio web de gestión documental:
Página del Sistema de Gestión de Calidad SGC-VAF:
https://sgc-vaf.udes.edu.co/index.php/documentos
Aplicativo de administración SGC-VAF:
El tipo de letra que debe ser utilizado para las comunicaciones según el instructivo GED-IN-003-UDES "Correspondencia y Comunicaciones" es Spranq eco sans en tamaño 11. Puede consultar el instructivo en el enlace: https://sgc-vaf.udes.edu.co/component/phocadownload/category/280-documentos-gestion-documental
Las notas internas se elaboran en el formato GED-FT-015-UDES Nota interna.
Formato GED-FT-022-UDES "Control Entrega de Correspondencia", el cual puede encontrar en: https://sgc-vaf.udes.edu.co/component/phocadownload/category/46-formatos-gestion-documental
El formato de circular interna se utiliza cuando se requiere comunicar asuntos de interés común a determinado grupo de personas. Por ejemplo: comunidad UDES, estudiantes de medicina, usuarios de parqueaderos.
No existen formatos para comunicaciones externas. Las comunicaciones externas se realizan en papelería con membrete institucional (física o digital), para el desarrollo de su contenido se tiene en cuenta los lineamientos descritos en el Instructivo de Correspondencia y Comunicaciones GED-IN-003-UDES.
Las comunicaciones internas y externas, que no cumplan con los lineamientos institucionales de elaboración y trámite, serán devueltas por el encargado del área de correspondencia al usuario para su ajuste.
Recuerde esto genera reprocesos, pérdida de tiempo, retraso en la gestión institucional con incumplimiento a terceros, posibles sanciones.
Los registros que se conservan en Gestión Documental de las comunicaciones externas despachados son, la planilla de control de correspondencia despachada y copia digital del documento y anexos en el aplicativo SEVENET.
Los sobre que ingresan a la institución se deben abrir para dar cumplimiento al acuerdo 060/2001 artículo 10 del archivo general de la nación y adoptado como lineamiento institucional en el procedimiento de correspondencia recibida GED-PR-001-UDES, con el fin de validar la pertinencia institucional de las comunicaciones y su completitud.
El consecutivo numérico de la radicación de las comunicaciones externas se realiza en el área de correspondencia autorizada en cada campus.
La importancia de radicar las comunicaciones consiste en:
En el área de correspondencia no se tramita:
Se entiende como correspondencia masiva al despacho de gran volumen de documentos (más de 30 documentos).
Para la elaboración de actas e informes existen lineamientos y los podemos encontrar paso a paso dentro del Instructivo Documentos académico-administrativos GED-IN-004-UDES.
El archivo de gestión, corresponde a los documentos organizados, que se generan y tramitan en una dependencia, en cumplimiento de sus responsabilidades y sometidos a continua utilización y consulta. También hace referencia al sitio que los alberga.
Registre la información correspondiente al sitio de ubicación de la carpeta digital.
Ejemplo: Disco D: \GED\ACTAS\Comité de Investigación\2023\001 Comunidad
Recuerde: "Los documentos en formato electrónico se conservarán en el Disco local (D:) o el que cumpla su función en el equipo de cómputo".
Las comunicaciones digitales de otras entidades dirigidas a la Universidad se remiten a través de las siguientes cuentas de correo:
Recomendaciones: cuando realice la invitación al evento y se requiera el diligenciamiento del formato de asistencia, indique a los participantes tener lista la imagen de su firma para registrarla en el campo del listado de asistencia correspondiente.
En Gestión Documental proporcionamos los rótulos para carpetas.
Usted puede realizar la solicitud de este insumo a través de la mesa de ayuda indicando el número requerido.
Es cualquier anomalía que afecte o pudiera afectar la seguridad de las bases de datos o información contenida en las mismas; como un acceso, intento de acceso, uso, divulgación, modificación o destrucción no autorizada de información; un impedimento en la operación normal de las redes, sistemas o recursos informáticos, etc.
Cualquier funcionario de la Universidad debe reportar los potenciales incidentes de seguridad de la información identificados durante el ejercicio de sus funciones al jefe inmediato y este a su vez al Oficinal de Protección de datos Personales - Director(a) de Gestión Documental a través del correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Universidad de Santander UDES Cra 29 No. 47 - 32 Bucaramanga - Colombia
© 2014 Todos los derechos reservados
