Campus Bucaramanga

Cargo: Jefe de Presupuesto

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Teléfono: 6516500 Ext. 1821

Cargo: Auxiliar de Presupuesto

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PBX: 60 (7) 651 6500 Ext. 1822

Cargo: Secretaria de Presupuesto

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PBX: 60 (7) 651 6500 Ext.1228

 En los Campus Valledupar y Cúcuta, algunas actividades de Presupuesto son realizadas por el Proceso de Gestión Financiera, así:

 Campus Valledupar

Cargo: Jefe Administrativa y Financiera

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Teléfono: 5730073 Ext. 174

Cargo: Secretaria Jefatura Administrativa y Financiera

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Teléfono: 5730073 Ext. 149

Campus Cúcuta

Cargo: Jefe Administrativa y Financiera

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Teléfono: 5791008 Ext. 4123

Cargo: Secretario de Presupuesto

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Teléfono: 5791008 Ext. 4350

En el Campus Bucaramanga, Sede Administrativa: Carrera 29 N° 47-32 Barrio Sotomayor.

La solicitud debe realizarse en el aplicativo de presupuesto, diligenciando en su totalidad de forma clara y detallada el bien o servicio a solicitar, anexando los soportes según lo establecido en el documento VAF-GU-001-UDES Guía de Requisitos de Documentos para Aprobación de Ejecución Presupuestal y Pagos, la cual puede ser consultada en kawak o en el micrositio del Sistema de Gestión de Calidad a través del siguiente enlace:  https://sgc-vaf.udes.edu.co/component/phocadownload/category/284-documentos-sgc-vaf?download=13:vaf-gu-001-udes-guia-de-requisitos-de-documentos-para-aprobacion-de-ejecucion-presupuestal-y-pagos

De conformidad con el procedimiento PRE-PR-002-UDES, referente a la Autorización de Ejecución Presupuestal, se estipula un plazo máximo de siete (7) días hábiles para la respuesta a las solicitudes de aprobación presupuestal. No obstante, en el caso de las inversiones que superen los  10 SMLMV, el plazo se amplía a ocho (8) días hábiles.

De acuerdo con el documento DIF-GU-002-UDES Guía para el Manejo de Viáticos, para la aprobación presupuestal se requiere:

• Concepto: indicar el tipo de transporte aéreo o terrestre.
• Itinerario: mencionar la ruta de origen-destino-regreso.
• Ruta exacta: salida: destino, fecha y hora propuesta; regreso: destino, fecha y hora propuesta.
• Nombre completo de la persona para la cual se requieren los pasajes.
• Número del documento de identificación.
• Justificación: indicar el evento o motivo del viaje. Adjuntar los soportes correspondientes, que justifiquen el viaje (invitación y aceptación de ponencia, en caso de aplicar, cronograma de actividades, invitación en papelería oficial de la organización del evento).

Para atención de la solicitud, además de los anteriores, lo siguiente:

• Fecha de nacimiento
• Fotocopia de la Visa vigente (sí aplica) o documento de identidad.
• Fotocopia del pasaporte (sí aplica, en el caso de tener nacionalidad extranjera)
• Dirección.
• Teléfono
• Correo electrónico (para envío de itinerario).

Los requisitos pueden ser consultados a través de este link; https://sgc-vaf.udes.edu.co/component/phocadownload/category/269-documentos-gestion-financiera?download=36:dif-gu-002-udes-guia-para-el-manejo-de-viaticos

De acuerdo con el documento DIF-GU-002-UDES Guía para el Manejo de Viáticos, para la aprobación presupuestal se requiere:

• Viáticos: ciudad destino, fechas requeridas (inicio y fin del evento).
• Nombre completo
• Justificación: Indicar el evento o motivo de viaje.
• Carta de invitación o aceptación de ponencia, cuando aplique.
• Número del documento de identificación.
• Fecha de nacimiento.
• Dirección
• Teléfono
• Correo electrónico.
• Certificación de cuenta bancaria activa.

Los requisitos pueden ser consultados a través de este link; https://sgc-vaf.udes.edu.co/component/phocadownload/category/269-documentos-gestion-financiera?download=36:dif-gu-002-udes-guia-para-el-manejo-de-viaticos

De acuerdo con el documento DIF-GU-002-UDES Guía para el Manejo de Viáticos, para la aprobación presupuestal se requiere:

• Fecha de ingreso y fecha de salida.
• Alojamiento: ciudad destino, fechas requeridas (inicio y fin del evento).
• Justificación: Indicar el evento o motivo de viaje.
• Datos personales (nombre completo, número documento de identificación, fecha de nacimiento, dirección, teléfono y e-mail.
• Certificación de cuenta bancaria activa.

Los requisitos pueden ser consultados a través de este link; https://sgc-vaf.udes.edu.co/component/phocadownload/category/269-documentos-gestion-financiera?download=36:dif-gu-002-udes-guia-para-el-manejo-de-viaticos

De acuerdo con el documento DIF-GU-002-UDES Guía para el Manejo de Viáticos, la requisición deberá tramitarse como mínimo quince (15) días antes de presentarse el evento en Colombia y treinta (30) días para viajes internacionales. Los requisitos pueden ser consultados a través de este link;  https://sgc-vaf.udes.edu.co/component/phocadownload/category/269-documentos-gestion-financiera?download=36:dif-gu-002-udes-guia-para-el-manejo-de-viaticos

El líder del programa académico, educación continua o posgrados debe remitir previamente a Presupuesto la programación, donde se detalla nombre del módulo y del docente - conferencista, horas y fecha del módulo, adjuntar el correo que arroja el aplicativo Educon informando que el evento tiene el punto de equilibrio. De igual manera, cualquier novedad sobre la nómina inicialmente aprobada, debe remitirse copia a Presupuesto En caso de personal extranjero debe anexar todos los documentos ya previstos por la institución.

Los requisitos pueden ser consultados en la guía VAF-GU-001-UDES Guía de Requisitos de Documentos para Aprobación de Ejecución Presupuestal y Pagos, la cual puede ser consultada a través de este link;  https://sgc-vaf.udes.edu.co/component/phocadownload/category/284-documentos-sgc-vaf?download=13:vaf-gu-001-udes-guia-de-requisitos-de-documentos-para-aprobacion-de-ejecucion-presupuestal-y-pagos

Para pago de honorarios por concepto de servicios técnicos y profesionales, realizados por personal externo a la UDES, se debe presentar la siguiente documentación:

• Contrato (si se originó la contratación mediante la firma del contrato) e incluir los adicionales y modificaciones si los hubiere.
• Documento equivalente original por el valor y concepto del servicio prestado o factura electrónica.
• Copia del Registro Único Tributario - RUT, actualizado.
• Certificación Bancaria activa y actualizada.
• Recibo de pago de seguridad social (salud, pensión y riesgos profesionales) del mes en que prestó el servicio, cotizando sobre el 40% del total de la cuenta, sin que esta cotización sea inferior a un salario mínimo legal vigente –SMLV- o superior a 25 SMLV4 (12.5% salud y 16% pensión).
• Si el proveedor del servicio es pensionado debe presentar el acta o resolución de notificación pensional; esto para constancia que el funcionario no está obligado a pagar el aporte de pensión.

Los requisitos pueden ser consultados en la guía VAF-GU-001-UDES Guía de Requisitos de Documentos para Aprobación de Ejecución Presupuestal y Pagos, la cual puede ser consultada a través de este link; https://sgc-vaf.udes.edu.co/component/phocadownload/category/284-documentos-sgc-vaf?download=13:vaf-gu-001-udes-guia-de-requisitos-de-documentos-para-aprobacion-de-ejecucion-presupuestal-y-pagos

• Fotocopia de la VISA o permiso de ingreso y permanencia según sea el caso y de conformidad con el Decreto 0834 de 2013 (información adicional comunicarse con la Dirección Relaciones Internacionales Ext: 1170, 1171, 1172).
• Fotocopia del pasaporte.
• Diligenciar el Formulario determinación residencia fiscal
• Fotocopia de la cédula de extranjería expedida por Migración Colombia en los casos en que el extranjero está obligado a inscribirse en el Registro de Extranjeros que lleva esta entidad, es decir cuando le ha sido otorgada una Visa que tiene término de vigencia superior a los tres (3) meses.
• Documento equivalente a la factura versión vigente.
• Si se encuentra nacionalizado en Colombia debe presentar el Registro Único Tributario –RUT.

Los requisitos pueden ser consultados en la guía VAF-GU-001-UDES Guía de Requisitos de Documentos para Aprobación de Ejecución Presupuestal y Pagos, la cual puede ser consultada a través de este link; https://sgc-vaf.udes.edu.co/component/phocadownload/category/284-documentos-sgc-vaf?download=13:vaf-gu-001-udes-guia-de-requisitos-de-documentos-para-aprobacion-de-ejecucion-presupuestal-y-pagos

El solicitante debe ingresar al aplicativo de presupuesto (https://presupuesto.udes.edu.co/Inicio/Login.aspx)con su usuario y contraseña. En la página principal debe dar clic sobre el botón “consulta requisiciones” ubicado en el menú lateral izquierdo y puede buscar la solicitud por categoría o por fecha de realización, adicionalmente puede filtrar los resultados por estado (aprobado, no aprobado, pendiente).

Si tiene duda respecto al usuario y contraseña o requiere solicitar creación de usuario para ingresar al aplicativo, comuníquese con el líder del campus respectivo.

Bucaramanga

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Teléfono: (607) 6516500 Ext. 1821

Cúcuta

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Teléfono: (607) 5791008 Ext. 4351

Valledupar

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Teléfono: (605) 5730073 Ext. 149

Las oficinas que intervienen en la trazabilidad de las solicitudes, según su tipo, son:

Campus Bucaramanga

Causación Contable; Compras; Contabilidad; Tesorería, Nómina; Recepción Bucaramanga; Activos Fijos; según aplique la solicitud.

Campus Valledupar – Cúcuta

Contabilidad, Tesorería, Compras, Talento Humano.

Ninguno, actualmente se hace consignación del valor aprobado, correspondiente a gastos de viaje a cada funcionario. Teniendo en cuenta Guía para el Manejo de Viáticos, DIF-GU-002-UDES, en el siguiente link: https://sgc-vaf.udes.edu.co/component/phocadownload/category/53-guias-gestion-financiera

Cuando reciba un correo electrónico con el código de aprobación presupuestal, generado por el aplicativo.

Por obras civiles, honorarios, arrendamientos, adecuaciones, contratación de personal, publicidad cuando se requiere y en aquellos casos donde por el tipo de servicio o bien a entregar se requiera garantizar: especificaciones técnicas, calidad, tiempos de entrega, garantía del servicio/producto, funcionamiento del bien (en los casos que aplique).

Sí, para poder confirmar: duración del contrato, valor a cancelar y forma de pago acordada; sin importar la cantidad de horas, modalidad o tipo de formación, se debe solicitar elaboración del contrato al subproceso de Talento Humano de cada campus, el cual debe ser avalado previamente por el asesor jurídico de la Universidad, antes de continuar el trámite de firma, ejecución y pago (este debe adjuntarse a la requisición).

A través de la Mesa de Ayuda, https://helpdesk.udes.edu.co/lanzador/ ingresando con su usuario y contraseña. Par ala Mesa de Ayuda del subproceso de Planta Física se asigna un usuario por jefe de cada proceso / subproceso / centor de trabajo / depedencia, con el fin de que este sea quién administre las solicitudes de su dependencia.

En la página de inicio, de clic en el botón de la barra superior "Crear un caso" o en el menú del lateral izquierdo con el mismo nombre y radique su solicitud.

Planta física se encarga de atender los siguientes servicios:

Adecuaciones civiles, Cielo raso, Aire acondicionado, Eléctrico, Alumbrado, Plomería, Carpintería, Ornamentación, Cubiertas (techos), Cerrajería, vidriería, Pintura, pisos, Remodelación de oficina e instalación y desinstalación de accesorios de oficina, conceptos técnicos u otro.

Si es un servicio de incidencia o requerimiento, se debe registrar en la Mesa de Ayuda de planta física, donde se evaluará si el servicio puede ser atendido por personal interno.

En caso contrario se remitirá la necesidad por correo electrónico a los arquitectos Udes para sus observaciones, se realizará la proyección y se remitirá para que el solicitante gestione ante presupuesto, reasignando la solicitud a externo y cerrando el servicio en el aplicativo.

Para comunicarse con el subproceso planta física:

Campus Bucaramanga

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Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Teléfono: 6516500 extensión 1614

Campus Cúcuta

Correo: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.,

Teléfono: 5791008 extensión 230

Campus Valledupar

Correo: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Teléfono: 5730073 extensión 125

se ingresa a la Mesa de Ayuda (https://helpdesk.udes.edu.co/plantaf/) con su usuario y contraseña y sigue los siguientes pasos:

• Casos
• Solicitudes Cerrado

Ingresa a la solicitud a cerrar

• Procesando solicitud

Aprobar la Solución

• Satisfacción
• Si a todo
• Dar su satisfacción marcando las estrellas
• Dejar un comentario si lo desea y le da guardar

Los tiempos dependen de la disponibilidad del personal, la existencia de los Materiales y lo complejo de la solicitud.

Registrarse en la Mesa de Ayuda tiene varias razones:

• Es un requisito que se debe cumplir según lo descrito en el procedimiento de atención de solicitud de mantenimientos locativos.
• Permite tener una trazabilidad de la solicitud del servicio.
• En caso de necesitar alguna evidencia de la solicitud pueda consultarlo en la Mesa de Ayuda.

• Equipos de Aires Acondicionados: con periodicidad cuatrimestral para el campus Valledupar.
• Equipos de transporte vertical (Ascensores): Con periodicidad mensual.
• Sistemas de Bombeo: Con periodicidad bimestral.
• Sistemas de respaldo de energía eléctrica (planta de emergencia): Con periodicidad mensual para Campus Bucaramanga. Con periodicidad bimestral para campus Valledupar. No aplica para campus Cúcuta.
• Dispensadores de agua con filtro de ozono. Con periodicidad semestral para el campus de Valledupar.
• Extractores y abanicos. Con periodicidad semestral para el campus Valledupar.

La responsable directa de la asignación de espacios en la Universidad en la dirección administrativa y financiera; planta física apoya en asesoría y adecuación del espacio.

Para la Mesa de Ayuda del subproceso de Planta Física se asigna usuario a jefe de cada proceso / subproceso / centro de trabajo / dependencia, con el fin de que este sea quién administre las solicitudes de su dependencia.

A través de la página de la universidad, en la pestaña servicios encuentra la ubicación del micrositio de planta física o mediante el link: https://udes.edu.co/planta-fisic.