NORMALIZACIÓN

• Propuesta para la normalización de elaboración y conservación de documentos organizacionales.
• Trámite y administración de base documental del Sistema de Gestión de la Calidad de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera y procesos/subprocesos/centros de trabajo académicos (Dirección de Gestión Documental).

 CORRESPONDENCIA Y COMUNICACIONES

• Recepción y despacho de comunicaciones institucionales.
• Correo electrónico certificado (comunicaciones externas para despacho).
• Distribución interna de comunicaciones recibidas.
• Consulta digital, copia de comunicaciones externa despachadas (a partir de 2018).

 CONSERVACIÓN, CONSULTA Y PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

• Custodia de documentos en Archivo Central.
• Consulta y préstamo de documentos en custodia.
• Digitalización de documentos esenciales y vitales (aplica en Bucaramanga).

 RECUPERACIÓN DE ARCHIVOS

• Apoyo a la organización de archivos de gestión.
• Apoyo a la organización de fondos documentales acumulados.

 ASESORÍA Y CAPACITACIÓN

• Apoyo a la construcción de formatos, formularios y demás instrumentos para registro y recuperación de la información.
• Orientación sobre elaboración de comunicaciones internas y externas.
• Asesoría sobre organización, conservación y transferencia de documentos y disposición final de documentos.
• Capacitación sobre elaboración y trámite de comunicaciones, organización de archivos de gestión.
• Capacitación manejo de aplicaciones para consulta en archivos físicos y de digitalización (a procesos que aplica).

Usted puede adquirir los siguientes servicios así:

A través de la Mesa de servicio institucional https://helpdesk.udes.edu.co/lanzadera/

• Asesoría (producción de documentos, organización de archivos)
• Capacitación (elaboración de documentos, organización de archivo, manejo aplicaciones SEVENT – Organización y consulta de archivos)
• Acompañamiento en manejo de archivos
• Validación de Transferencias documentales
• Visita de validación solicitud de transferencias documentales
• Solicitud de rótulos
• Novedades en aplicativos
• Préstamo de documentos
• Consulta de documentos
• Eliminaciones documentales

Vía telefónica

Consultas rápidas sobre elaboración y trámite de comunicaciones. Llame a las extensiones del campus respectivo.

• Bucaramanga: 1000 – 1651 - 1653 -1654 - 1655
• Cúcuta: 4000 - 4264 – 4149 - 4002 - 4001
• Valledupar: 128 - 101

Se puede contactar por medio telefónico o correo electrónico:

• Linea Institucional Bucaramanga: 607 6516500
• Línea Institucional Cúcuta: 607 5748717
• Línea Institucional Valledupar: 605 5730073

Sitio web institucional del proceso Gestión Documental

• Bucaramanga https://bucaramanga.udes.edu.co/gestion-documental
• Cúcuta https://cucuta.udes.edu.co/gestion-documental
• Valledupar https://valledupar.udes.edu.co/gestion-documental

En el Procedimiento GED-PR-004-UDES "Control de Documentos y Registros", se determinan los aspectos de presentación y contenidos mínimos para elaboración de documentos como: Manuales, Caracterizaciones, Procedimientos, Instructivos, Guías, Protocolos, Formatos, entre otros. Encuentre el documento en el siguiente enlace: https://sgc-vaf.udes.edu.co/component/phocadownload/category/280-documentos-gestion-documental

Se realiza solicitud de creación, modificación o eliminación a través del aplicativo Kawak y se sigue la ruta de elaboración, revisión y aprobación por los responsables determinados en Procedimiento GED-PR-004-UDES "Control de Documentos y Registros" el cual puede consultar en el enlace: https://sgc-vaf.udes.edu.co/component/phocadownload/category/280-documentos-gestion-documental

El Archivo Central es el área encargada del recibo y custodia de los documentos transferidos del archivo de gestión.

En el Archivo Central de la UDES se conserva el acervo documental de la Universidad, que sirve de soporte para la función académica y administrativa, producidos en el transcurso de su historia y que sirve de testimonio y prueba de la evolución de la misma en el tiempo, como apoyo a la investigación histórica y cultural.

Los documentos al interior de una carpeta se ordenan cronológicamente, de tal forma que evidencie la secuencia de los trámites. Al abrir la carpeta o expediente se encontrará primero la información más antigua y al finalizar la información reciente. Esta información la puede encontrar en el Instructivo GED-IN-002-UDES "Organización de Archivos de Gestión y Transferencias Documentales". Puede consultar este instructivo en el enlace: https://sgc-vaf.udes.edu.co/component/phocadownload/category/280-documentos-gestion-documental

La foliación es el acto de enumerar cada folio que conforma un expediente.

El número máximo de folios por expediente en carpeta o legajo es de 200, si la unidad de conservación es una AZ es de 300

Se debe foliar los documentos inscritos en el formato GED-FT-024-UDES “Listado Guía de Series, Subseries, Tipos Documentales”, aquellos que por los resultados de su valoración deba ser conservada en Archivo Central o Archivo Histórico, o que va ser sometida a procesos de reproducción.

Para desarrollar la actividad de foliación tenga en cuenta:

• La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B.
• Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.
• No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, o bis. En documentos de archivo que contienen texto por ambas caras, se registrará el número correspondiente en la cara recta del folio.
• Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento.
• Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
• No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel.
• No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.

La foliación sí se puede corregir, cuando se presenta errores en la foliación está se puede corregir de la siguiente forma:

• Trace una línea diagonal sobre el número errado.
• Debajo de este coloque el número correspondiente. Ejemplo: 
• Los errores de foliación no se deben borrar, ni tachar. Se cumple el procedimiento señalado.

Las cajas de archivo se deben organizar ubicándolas desde la parte superior izquierda del estante de manera ordenada y consecutiva hacia la derecha conservando este orden en cada entrepaño.

Para el diligenciamiento del campo de ubicación en el rotulo, se debe tener en cuenta el siguiente orden:

Para archivador
1. Número de archivador
2. Número de Gaveta
3. Número de Carpeta o Legajo

Ejemplo: 01-02-12

Para Cajas:

1. Número de Estante
2. Número de Entrepaño
3. Número de Caja
4. Número de Carpeta o Legajo

Ejemplo: 524-535-31-02

Para registrar la documentación bajo custodia en el Archivo de Gestión o aquella que se transfiere al Archivo Central se diligencia el formato GED-FT-005-UDES Inventario único documental.

El inventario documental se realiza para:

• Identificar los documentos bajo custodia
• Identificar la ubicación de los documentos
• Determinar el responsable de la conservación de los documentos
• Facilitar la transmisión de información al recibir y entregar cargos
• Dar cumplimiento a requisitos de ley

Una transferencia documental es la remisión de documentos del archivo de gestión al Archivo Central en cumplimiento de los tiempos establecidos en Listados guías de series, subseries y tipos documentales o luego de una valoración documental. Para realizar la transferencia se debe atender los lineamientos establecidos en el Instructivo Organización de Archivos de Gestión y Transferencias Documentales GED-IN-002-UDES, previamente se debe solicitar por mesa de servicio institucional con el proceso de Gestión Documental para recibir asesoría de la actividad.

Los pasos para realizar una transferencia documental son:

• Valorar la documentación para identificar aquella susceptible de transferencia.
• Solicitar a través de la Mesa de servicio institucional la visita de validación de transferencia.
• Dar cumplimiento a orientaciones sobre organización de los documentos y la elaboración del inventario documental.
• Solicitar a través de la Mesa de servicio institucional la transferencia adjuntando el formato de inventario documental GED-FT-005-UDES diligenciado.
• Atender recomendaciones de ajustes al inventario y trasladar los documentos al Archivo Central en fecha y hora indicada.

Al Archivo Central no se pueden transferir documentos en AZ, estos deben ser legajados según procedimiento.

La documentación conservada en el Archivo Central puede ser consultada por la comunidad UDEISTA, a través de un miembro de la Unidad Productora de la Información, la autorización estará sujeta a la restricción de acceso que tienen algunas series debido a su confidencialidad. Así mismo, se atenderán las solicitudes de entes legales debidamente acreditados.

La digitalización técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

• Respaldo de la información.
• Conservación de los documentos originales, al minimizarse la manipulación.
• Consulta en línea.
• Consulta simultánea por varios usuarios.

Los documentos se conservan para:

• Evidenciar el cumplimiento de funciones.
• Atender consultas internas o entes de control.
• Preservar la memoria institucional.

La información se debe proteger para evitar que sea utilizada con una finalidad distinta para la cual se proporcionó, evitando con ello se afecten otros derechos y libertades. Por ejemplo, que se utilice de forma incorrecta.

Entre otras buenas prácticas, se debe:

• Mantener la confidencialidad de los asuntos.
• Ordenar el puesto de trabajo para no dejar expuestos documentos con información sensible.
• Organizar los archivos y restringiendo su acceso.
• Manejar adecuadamente usuarios y claves de aplicaciones.

Para la comunidad académico administrativa existen los siguientes medios:

Sitio web de gestión documental:

• Bucaramanga https://bucaramanga.udes.edu.co/gestion-documental
• Cúcuta https://cucuta.udes.edu.co/gestion-documental
• Valledupar https://valledupar.udes.edu.co/gestion-documental

Página del Sistema de Gestión de Calidad SGC-VAF:

https://sgc-vaf.udes.edu.co/index.php/documentos

Aplicativo de administración SGC-VAF:

https://www.kawak.com.co/udes/index.php

El tipo de letra que debe ser utilizado para las comunicaciones según el instructivo GED-IN-003-UDES "Correspondencia y Comunicaciones" es Spranq eco sans en tamaño 11. Puede consultar el instructivo en el enlace: https://sgc-vaf.udes.edu.co/component/phocadownload/category/280-documentos-gestion-documental

Las notas internas se elaboran en el formato GED-FT-015-UDES Nota interna, sin eliminar ni incluir campos diferentes a los aprobados en este.

Formato GED-FT-022-UDES "Control Entrega de Correspondencia", el cual puede encontrar en: https://sgc-vaf.udes.edu.co/component/phocadownload/category/46-formatos-gestion-documental

El formato de circular interna se utiliza cuando se requiere comunicar asuntos de interés común a determinado grupo de personas. Por ejemplo: comunidad UDES, estudiantes de medicina, usuarios de parqueaderos.

No existen formatos para comunicaciones externas. Las comunicaciones externas se realizan en papelería con membrete institucional (física o digital), para el desarrollo de su contenido se tiene en cuenta los lineamientos descritos en el Instructivo de Correspondencia y Comunicaciones GED-IN-003-UDES.

Las comunicaciones internas y externas, que no cumplan con los lineamientos institucionales de elaboración y trámite, serán devueltas por el encargado del área de correspondencia al usuario para su ajuste.

Recuerde esto genera reprocesos, pérdida de tiempo, retraso en la gestión institucional con incumplimiento a terceros, posibles sanciones.

Los registros que se conservan en Gestión Documental de las comunicaciones externas despachados son, la planilla de control de correspondencia despachada y copia digital del documento y anexos en el aplicativo SEVENET, se debe tener en cuenta que los anexos de gran volumen como memorias, CD, archivos superiores a 9MB, etc., notificados en el comunicado y enviados, no se conservará copia digital en SEVENET y su conservación será responsabilidad de las partes interesadas.

Los sobre que ingresan a la institución se deben abrir para dar cumplimiento al lo adoptado como lineamiento institucional en el procedimiento de correspondencia recibida GED-PR-001-UDES, con el fin de validar la pertinencia institucional de las comunicaciones y su completitud.

El consecutivo numérico de la radicación de las comunicaciones externas se realiza en el área de correspondencia autorizada en cada campus.

La importancia de radicar las comunicaciones consiste en:

• Oficializar el trámite de las comunicaciones.
• Identificar cumplimiento de tiempos de respuesta.
• Cumplimiento de requisitos de ley.

En el área de correspondencia no se tramita:

• Trabajos académicos de los estudiantes dirigidos a programas, facultades, docentes.
• Inclusiones y cancelaciones, readmisiones y cancelaciones, incapacidades, solicitudes de contenidos programáticos.
• Comunicaciones o mercadería de carácter personal de estudiantes o funcionarios de la Universidad.

Se entiende como correspondencia masiva al despacho de gran volumen de documentos (más de 30 documentos).

Para la elaboración de actas e informes existen lineamientos y los podemos encontrar paso a paso dentro del Instructivo Documentos académico-administrativos GED-IN-004-UDES.

El archivo de gestión, corresponde a los documentos organizados, que se generan y tramitan en una dependencia, en cumplimiento de sus responsabilidades y sometidos a continua utilización y consulta. También hace referencia al sitio que los alberga.

• Organice los documentos en carpetas digitales identificadas (asunto).
• Cargue las carpetas en OneDrive de la cuenta de correo institucional asignada.
• Identifique claramente los documentos conservados en cada carpeta (asunto).
• Conserve en las carpetas digitales, solo los documentos finales (aprobado o enviado).
• Una vez se reincorpore a las actividades presenciales reincorpore los documentos digitales a los archivos físicos que apliquen.

Registre la información correspondiente al sitio de ubicación de la carpeta digital.

• Visite el explorador de archivos.
• Identifique la carpeta.
• Identifique la ruta en la barra de título.

Ejemplo: Disco D: \GED\ACTAS\Comité de Investigación\2023\001 Comunidad

Recuerde: "Los documentos en formato electrónico se conservarán en el Disco local (D:) o el que cumpla su función en el equipo de cómputo".

Las comunicaciones digitales de otras entidades dirigidas a la Universidad se remiten a través de las siguientes cuentas de correo:

• Bucaramanga: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
• Cúcuta: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
• Valledupar: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

• Control de trámite de las comunicaciones institucionales para despacho.
• Validez probatoria de la comunicación enviada.
• Reducción del consumo de papel.
• Reducción costos por envío.

1. Descargue el formato de los sitios web autorizados (Kawak, sitio web de Gestión documental, Página del SGC-VAF).
2. Diligencie el formato con los datos del evento y responsables.
3. Guarde el formato en su equipo y cargue el archivo en OneDrive de su cuenta de correo institucional.
4. Determine el enlace y compártalo con los participantes del evento.

Recomendaciones: cuando realice la invitación al evento y se requiera el diligenciamiento del formato de asistencia, indique a los participantes tener lista la imagen de su firma para registrarla en el campo del listado de asistencia correspondiente.

En Gestión Documental proporcionamos los rótulos para carpetas.

Usted puede realizar la solicitud de este insumo a través de la mesa de ayuda indicando el número requerido.

Es cualquier anomalía que afecte o pudiera afectar la seguridad de las bases de datos o información contenida en las mismas; como un acceso, intento de acceso, uso, divulgación, modificación o destrucción no autorizada de información; un impedimento en la operación normal de las redes, sistemas o recursos informáticos, etc.

Cualquier funcionario de la Universidad debe reportar los potenciales incidentes de seguridad de la información identificados durante el ejercicio de sus funciones al jefe inmediato y este a su vez al Oficinal de Protección de datos Personales - Director(a) de Gestión Documental a través del correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.