¿Cómo generar un plan de acción para solucionar una no conformidad?
Por diferentes razones se pueden presentar no conformidades en el desarrollo de las actividades de un proceso / subproceso / centro de trabajo y estas pueden ser detectadas tanto por el líder de campus o nacional, los integrantes del Sistema de Gestión de Calidad, el usuario / cliente o por el auditor en una auditoría interna o externa. Una vez identificada la no conformidad usted debe definir un plan de acción que permita solucionar la no conformidad detectada.
A continuación, le compartimos tips a tener en cuenta en la construcción de dicho plan de acción:
1.Corrección Vs Acción Correctiva:
Es importante hacer un repaso de las definiciones asociadas con este tema, teniendo en cuenta lo expuesto en la norma ISO 9000.
Cuando se trate de acciones correctivas, se debe revisar si aplica la corrección del hallazgo reportado, en cuyo caso debe incluirse dentro del plan de acción, la acción o acciones necesarias para corregir la no conformidad reportada. Es necesario tener en cuenta que el objetivo de las acciones correctivas es evitar la ocurrencia de nuevos incumplimientos asociados a la causa identificada u otras similares en el mismo lugar o en otra parte. De otro lado, se define que el plan de acción se estructure de acuerdo con el ciclo PHVA.
2. Análisis de causas:
Las posibles causas deben identificarse al interior del proceso, subproceso o Centro de trabajo y hacen referencia a aspectos internos que han ocasionado la no conformidad actual o podrían propiciar la ocurrencia de una posible no conformidad. No se deben mencionar causas fuera del control del proceso o subproceso o centro de conciliación.
La identificación de causas se puede realizar utilizando diferentes herramientas de “análisis de causas” tales como:lluvia de ideas,diagrama causa-efecto,Pareto, disponibles en el aplicativo para administración del SGC-VAF, en el módulo Mejoramiento Continuo, por la opción análisis de causas. De acuerdo con el tipo de análisis de causas seleccionado en el reporte de la oportunidad de mejora, el aplicativo dispone la herramienta para ingresar las posibles causas y la determinar la causa raíz, la cual se tomará como referencia para la definición del plan de acción correspondiente. La herramienta lluvia de ideas disponible en el aplicativo, se relaciona como cinco porqués.
3. Pasos para definir el plan de acción
4. Evaluación de la eficacia de las acciones
Los responsables de ejecutar los planes de acción, deben realizarlos en los tiempos determinados, dejando registro del avance en la ejecución de la acción por lo menos una vez al mes durante el periodo establecido. En las fechas indicadas, el responsable del seguimiento del plan de acción debe realizar los registros correspondientes a estas en el aplicativo, basándose en la ejecución registrada y revisando las evidencias aportadas; debe verificar que se hayan ejecutado como se había definido, y que las evidencias aportadas sean suficientes y adecuadas para determinar el cumplimiento de las acciones y el resultado obtenido.
Para las oportunidades de mejora registradas en el aplicativo, cuando el plan de acción se ha ejecutado al 100%, aparece en la vista inicial la opción de evaluar junto con la de cerrar. Una vez realizado el seguimiento, el responsable de la evaluación realiza la verificación de las evidencias aportadas, correspondencia de los registros de ejecución y seguimiento y evalúa si el plan de acción ha sido eficaz, eficiente o adecuado. Mensualmente la Representante de la Dirección del SGC-VAF genera el reporte de oportunidades de mejora del aplicativo y filtra las oportunidades de mejora ejecutadas al 100%. DE estas, identifica las que cumplen con el requisito del seguimiento y las reporta al responsable según el caso, para evaluación y cierre (si aplica). Aquellas que están ejecutadas al 100% pero no cuentan con el seguimiento, se reportan al líder de proceso o subproceso responsable de esta actividad, para que cumpla con este requisito.
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